Mailinglisten

Mailinglisten

Gleich weiter zur Listenübersicht auf lists.hs-offenburg.de  , aus öffentlichen Netzen stattdessen zur  Listenübersicht per WebVPN 

Mailinglisten sind Verteilerlisten für E-Mails. Sie können als Diskussionsforum oder einfach nur zum Vervielfältigen von Mails genutzt werden. Wird eine Mail an eine Liste geschickt, erhalten alle Listenmitglieder eine Kopie.

Auf dem CIT-Server lists.hs-offenburg.de  ist die Mailinglisten-Software Mailman installiert. Neben der Verteilung von Nachrichten an Listenmitglieder bietet diese dem Listenadministrator und den -mitgliedern die Möglichkeit, per Web-Browser und per E-Mail Einstellungen vorzunehmen. Anwender haben die Möglichkeit, sich selbst in Listen einzutragen, Nachrichten-Archive einsehen sowie eigene Parameter zu verändern.

Wichtig: Bei vielen zentral verwalteten Listen wie z.B. Semesterlisten können Sie sich selbst ein- oder austragen: siehe "Anleitung" -> "Zentral verwaltete Listen der Hochschule". Schreiben Sie in diesen Fällen keine Mails an die jeweilige owner-Adresse!

Wichtig: Für die nicht zentral verwalteten Listen betreibt die CIT nur die Software auf dem Listserver. Die Administration der einzelnen Listen wird von den verantwortlichen Abteilungen selbst durchgeführt. Deshalb die dringende Bitte:

  • Wenden Sie sich bei Fragen zur Listenmitgliedschaft  an den Administrator der Liste (listenname-owner@lists.hs-offenburg.de). 
  • Wenden Sie sich nur als Listen-Administrator oder bei technischen Fragen an die CIT. (mailman@hs-offenburg.de oder über den Tab Service Desk auf dieser Seite)
  • Die Listenübersicht ist aus öffentlichen Netzen nicht erreichbar, da der Zielserver sich im Intranet befindet. In diesem Falle sollten Sie zuvor eine VPN Verbindung aufbauen oder die Seite über WebVPN aufrufen.

Mail an eine Mailingliste senden

Verwenden Sie in Ihrem Mailprogramm als Zieladresse die Form
listenname@lists.hsoffenburg.de (s.a. Abschnitt "Formen der Mail-Adressen").

  • GroupWise Anwender finden die Maillinglisten auch im integrierten Adressbuch unter "Novell GroupWise Adressbuch" -> "Mailinglisten ...".

Wichtig: Aus technischen Gründen enthält das GroupWise Adressbuch alle im Studienverlauf möglichen Semester eines Studienganges, auch wenn diese aktuell noch nicht oder nicht mehr existieren. Eine entsprechende Fehler-Mail mit Hinweis auf eine nicht existierende Adresse einer Semesterliste kann ignoriert werden.

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Web-Interface des Listservers

Portalseite des Listservers: http://lists.hs-offenburg.de

  • Zeigt die Listenübersicht für Anwender mit Namen und Kurzbeschreibungen aller öffentlichen Listen an. Die Mehrzahl davon sind zentral verwaltete Listen der Hochschule. Der Listennamen führt als Link zu listenspezifischen Informationen und erlaubt dem Anwender sein Listenabonnement zu verwalten.
  • Im Kopfbereich führt ein Link zur Listenübersicht für Listenadministratoren. Dort können durch den Administrator Mitglieder und listenspezifische Einstellungen verwaltet werden.
  • Der Zugriff ist zum Schutz vor Spam-Robotern nur aus nichtöffentlichen Netzen möglich. Nutzen Sie aus öffentlichen Netzen VPN oder, falls dies nicht möglich ist, die Möglichkeiten im Abschnitt Mail-Interface.

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Mail-Interface des Listservers

Per Mail können Sie folgende Adressformen verwenden, um mit dem Listserver zu kommunizieren. Diese Adressformen werden auch im Web-Interface und in den Begrüßungsmails dokumentiert.

Mail an alle Listenmitglieder:

Adresse: listenname@lists.hs-offenburg.de

Mail an das automatische Hilfesystem einer Liste:

Adresse: listenname-request@lists.hs-offenburg.de
Betreff/Subject: help

Sie erhalten umgehend eine automatische Antwort mit allen Hilfen zum Web-Interface einer Liste und mit allen weiteren Befehlen, die per Mail an diese Adresse gesandt werden können. Möglich sind u.a.: Namen aller Listen, Mitglieder einer Liste, persönliche Einstellungen

Mail an den Administrator einer Liste:

 Adresse: listenname-owner@lists.hs-offenburg.de

In der Fußzeile des Webinterfaces jeder Liste finden Sie auch die personenbezogene oder generische Mailadresse des Administrators ("Die Mailingliste ... wird betrieben von ...").

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Öffentliche und nichtöffentliche Listen

Öffentliche Listen der Hochschule sind in der Übersicht des Listservers lists.hs-offenburg.de  sichtbar, nichöffentliche sind nicht aufgeführt. Weitere Unterschiede gibt es nicht. Nichtöffentliche Listen können wie öffentliche Listen adressiert werden, wenn der Listennamen bekannt ist. (Klicken Sie z.B. im Web-Interface auf eine öffentliche Liste und ersetzen Sie dann in der URL den Listennamen durch den Namen der nichtöffentlichen Liste.)

  • Listen können z.B. aus Datenschutzgründen nichtöffentlich sein.
  • Semesterlisten, die aktuell keine Studierenden enthalten (z.B. bei halbzügigen oder auslaufenden Studiengängen), werden automatisch nichtöffentlich und sind somit unsichtbar.

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Zentral verwaltete Listen der Hochschule

Die öffentlichen Listen für Studierende (Semesterlisten und übergeordnete Listen) sowie für Mitarbeiter und Lehrbeauftragte der Hochschule werden überwiegend von der Verwaltung zentral gepflegt, meist über die zentrale Benutzerverwaltung, in wenigen Fällen auch manuell (z.B. einige Listen für Lehrbeauftragte)

Automatisches Abonnement oder Abbestellen, Semesterwechsel

  • Die Listenmitglieder und ihre Adressen werden automatisch aus der zentralen Nutzerverwaltung generiert. Studienanfänger und neue Mitarbeiter sind also Mitglied einer Liste, sobald ihre Daten in der Nutzerverwaltung angelegt sind. Jede Veränderung wird dem Betroffenen per E-Mail mitgeteilt. Bei Semesterwechsel erhalten Studierende also zwei Nachrichten: eine zum neuen Abonnement und eine zur Abbestellung.
  • Da die Rückmeldung zum neuen Semester schon vor Ende des laufenden Semesters möglich ist, kann das automatische Abonnement für das nächste Semester bis zu 2 Monate vor der automatischen Abbestellung für das laufende Semester erfolgen. Diese Übergangszeit für Semesterlisten ist auf die Kalendermonate Jan., Feb., Jul., Aug. jeden Jahres fixiert. In dieser Zeit gilt:

    • Studierende sind ab Ihrer Rückmeldung in das neue Semester Mitglied in der alten und in der neuen Semesterliste und erhalten Nachrichten, die an beide Listen adressiert sind, möglicherweise doppelt. Eine Selbst-Abbestellung der alten Liste ist hier ausnahmsweise (s.u.) möglich.
    • Dozenten erreichen über eine Semesterliste die Studierenden aus dem alten Semester sowie die bereits zum neuen Semester zurückgemeldeten oder selbst eingetragenen (s.u.) Studierenden.

Selbst-Abonnement oder Selbst-Abbestellen

  • Sie können Semesterlisten und einige andere automatisch geflegten Listen, in denen Sie nicht automatisch eingetragen wurden, selbst abonnieren und wieder abbestellen, um z.B. Informationen aus weiteren Semestern zu erhalten. Am einfachsten geschieht dies über das Web-Interface des Listservers. Nach Auswahl einer Liste erhalten Sie detaillierte Hinweise zum Abonnement. (Alternativ können all diese Funktionen auch über das Mail-Interface des Listservers ausgeführt werden.)
  • Sie können Semesterlisten und einige andere automatisch geflegten Listen, in denen Sie automatisch eingetragen wurden, nicht dauerhaft abbestellen, da Sie beim nächsten Datenabgleich wieder eingetragen würden. Bei Bedarf kann jedoch z.B. über das Web-Interface unter "Einstellungen" die Mailzustellung abgeschaltet werden.

Policy für Mailadressen

  • In den Semesterlisten können nur Mailadressen der Hochschule verwendet werden.
  • Nachrichten an die Liste werden nach Absenderadresse gefiltert. Sendeberechtigt sind meist nur Listenmitglieder (mit der eingetragenen Adresse als Absender!) und alle Absender-Adressen aus der Domäne "hs-offenburg.de". Nachrichten von unberechtigten Sendern werden zurückgehalten bis zur Genehmigung oder Ablehnung durch den Administrator.
    Wichtig
    : Achten Sie beim Senden an zentral verwaltete Listen auf die Absender-Mailadresse. Private Adressen werden meist nicht akzeptiert.

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Einrichten neuer Listen

Die CIT bietet allen Angehörigen der HSO den Betrieb eigener Mailinglisten für den Einsatz in Forschung und Lehre an. Erforderlich ist ein formloser Antrag per Mail an die CIT (mailman@hs-offenburg.de oder über den Tabreiter Service Desk auf dieser Seite) mit folgenden Angaben: 

  • Name der Liste 
  • Kurzbeschreibung der Liste, die in der Listenübersicht erscheint.
  • Mail-Adresse des künftigen Administrators
    Bei Angabe von externen Mailadressen ist zusätzlich die Mitgliedschaft zur Hochschule nachzuweisen. (z.B. Vorlage der Immatrikulationsbescheinigung)
  • Falls die/der Antragsteller/in Studierende/r ist, ist zusätzlich die formlose Befürwortung eines Projektleiters der HSO erforderlich.
  • Ein oder mehrere Sprachen für Website und Benachrichtigungen, aus denen Administratoren und Mitglieder individuell auswählen können.
    z.B.: deutsch, englisch, französisch, arabisch, türkisch, russisch, ...

Der angegebene Administrator erhält per Mail das Zugangspasswort und die erforderlichen Links. Die neue Liste wird i.d.R. nichtöffentlich angelegt (s.o.). Für alle weiteren Konfigurationsschritte und die Mitgliederverwaltung ist er selbst verantwortlich. Hilfe dazu finden Sie unter Tab FAQ -> Konfigurationsparameter als Listen-Administrator

Wichtig: Die CIT behält sich vor, Listen, die wegen ungenügender Pflege häufige Anfragen an die CIT verursachen, wieder zu eliminieren.

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Wie kann ich die GroupWise-Dienste unter Linux am besten nutzen?

Da es leider für Linux keinen aktuellen GroupWise Client mehr gibt, ist die Nutzbarkeit unter Linux eingeschränkt. Genutzt werden können die Funktionen, die auf allgemeinen Standards beruhen. Dazu gehören: Mails lesen, schreiben und verwalten (IMAP), Kalender (CalDAV) und Adressbuch (CardDAV, LDAP). Nicht genutzt werden können damit proprietäre Funktionen wie Vertretungszugriffe, freigegebene Ordner und Kalender, Regeln etc.

Leider funktionieren auch die standardisierten Zugriffe oft nicht einwandfrei, da die Interpretation der Standards wohl nicht eindeutig ist und daher die Implementierung unterschiedlich ausfällt.

Eine Variante, mit der es positive Erfahrungen gibt: Thunderbird mit den Erweiterungen "Provider für CalDav & CardDav", "TbSync" und "AddressBookTab".  Über die ersten beiden genannten Erweiterungen lassen sich Kalender und Adressbücher leichter und zuverlässiger einbinden als mit den standardmässigen Möglichkeiten von Thunderbird. Die dritte Erweiterung zeigt die Adressbücher in einem eigenen Reiter an.

Category: Kalender, Adressbuch, E-Mail
Das "GroupWise Adressbuch" wird nicht im Adressbuch des GroupWise Client für Windows angezeigt

Lösung für Windows 10

1. GroupWise Client schließen

2. Systemsteuerung > Benutzerkonten > E-Mail > "Mail-Setup - Novell GroupWise: "Profile anzeigen.." wählen >"Novell GroupWise" "Entfernen" wählen

3. GroupWise Client öffnen

 

siehe auch

www.netiq.com/support/kb/doc.php

Category: Adressbuch
Kann man die GW Adressbuch Kontakte im Excel nutzen?

Ja. Um die Kontakte vom GW Adressbuch ins Excel zu senden:
- gehen Sie im GW auf Adressbuch,
- markieren Sie das gewünschte Adressbuch,
- rechte Mausklick -> Adressbuch exportieren,
- Datei mit Dateityp ".csv" speichern.

Um den Text im Excel in verschiedene Spalten aufteilen 

- markieren Sie die erste Spalte, die die Daten beinhaltet
- klicken Sie auf Daten -> Text in Spalten
- Getrennt -> Weiter-> als Trennzeichen wählen Sie die Komma,
- Weiter, Fertigstellen.

Wie können Daten wie E-Mail Adressen in das GroupWise Adressbuch importiert werden

E-Mail-Adressen und weitere Daten können ins GroupWise Adressbuch importiert werden, wenn diese in den Dateiformaten  (*.nab, *.vcf, *.csv) vorliegen.

Wenn die Daten, z.B. E-Mail- Adressen in einer Excel-Datei vorliegen, speichern Sie diese zunächst als *.csv Datei, indem Sie folgenden Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)" wählen.

Importieren von Daten ins GroupWise Adressbuch

Mit Hilfe des GroupWise Client für Windows

- Werkzeuge > Adressbuch > Datei > Importieren wählen

- Importdatei auswählen und öffnen klicken

- Adressbuch auswählen oder neues Adressbuch erstellen

Für jede Zeile in der csv-Datei kann jetzt für die jeweiligen Spalten der csv Daten eine entsprechende GroupWise Spalte gewählt werden.

Category: Adressbuch, E-Mail
Warum funktionieren manche Semester-Mailinglisten nicht?

Der Eindruck, dass Semester-Mailinglisten nicht funktionieren kann bei Benutzung der im GroupWise-Adressbuch aufgeführten Adressen entstehen. Dabei ist folgendes zu beachten:

Im GroupWise-Adressbuch werden für die Studiengänge Adressen für alle Semester angezeigt, also z.B. bei den 7-semestrigen Studiengänge 1 bis 7. Das heißt, es gibt dort auch Einträge für Semesterlisten, die:

  • zwar existieren, aber derzeit leer sind
  • nicht existieren, weil der Studiengang neu ist und es beispielsweise noch nie ein 7. Semester gab.

In letzerem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass die E-Mail-Adresse unbekannt sei. Im ersten Fall erhalten Sie keine Fehlermeldung, die Mail geht schlicht an niemanden.

Die Tatsache, dass eine Semesterliste im GroupWise-Adressbuch auftaucht bedeutet also nicht, dass es dieses Semester im Moment auch gibt!

Wo kann ich E-Mail-Adressen nachschlagen?

Das RZ betreibt ein zentrales Adressbuch mit den E-Mail-Adressen, Telefon-, Fax-, und Raumnummern aller Hochschulangehörigen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf dieses Adressbuch zuzugreifen:

  • Im GroupWise Client ist das Adressbuch direkt eingebunden:

    • Über den Button "Adressbuch" gelangen Sie ins Adressbuch-Fenster; dort taucht das zentrale Adressbuch aller Hochschulangehörigen als "Novell GroupWise Adressbuch" auf.
    • Wenn bei einer neuen Mail in den den Feldern "An:", "CC:" oder "BC:" einen Namen tippen sucht GroupWise automatisch im zentralen Adressbuch und zeigt Ihnen die Namen der entsprechenden Personen an.

  • Das Adressbuch ist auch in Webmail eingebunden.
  • Über PWM können Sie das zentrale Adressbuch über eine Web-Anwendung im Browser abfragen. Melden Sie sich mit Ihrer Campus-Benutzerkennung an und klicken Sie auf den Button "Personensuche".
  • Über LDAP kann das zentrale Adressbuch in andere E-Mail-Programme  eingebunden werden, siehe "E-Mail und mehr" -> Adressbuch -> Anleitungen -> "Adressbuch-Zugriff über LDAP (mit Beispiel für Thunderbird)"
Category: Adressbuch, E-Mail

Listenübersicht
Listenübersicht per WebVPN (auch von nichtöffentlichen Netzen erreichbar)

Mailman Software: Mailman List Manager
Mailman Online-Dokumentation: Hilfe zur Konfiguration für Administratoren und Mitglieder