Mailinglisten

Mailinglisten

Gleich weiter zur Listenübersicht auf lists.hs-offenburg.de  , aus öffentlichen Netzen stattdessen zur  Listenübersicht per WebVPN 

Mailinglisten sind Verteilerlisten für E-Mails. Sie können als Diskussionsforum oder einfach nur zum Vervielfältigen von Mails genutzt werden. Wird eine Mail an eine Liste geschickt, erhalten alle Listenmitglieder eine Kopie.

Auf dem CIT-Server lists.hs-offenburg.de  ist die Mailinglisten-Software Mailman installiert. Neben der Verteilung von Nachrichten an Listenmitglieder bietet diese dem Listenadministrator und den -mitgliedern die Möglichkeit, per Web-Browser und per E-Mail Einstellungen vorzunehmen. Anwender haben die Möglichkeit, sich selbst in Listen einzutragen, Nachrichten-Archive einsehen sowie eigene Parameter zu verändern.

Wichtig: Bei vielen zentral verwalteten Listen wie z.B. Semesterlisten können Sie sich selbst ein- oder austragen: siehe "Anleitung" -> "Zentral verwaltete Listen der Hochschule". Schreiben Sie in diesen Fällen keine Mails an die jeweilige owner-Adresse!

Wichtig: Für die nicht zentral verwalteten Listen betreibt die CIT nur die Software auf dem Listserver. Die Administration der einzelnen Listen wird von den verantwortlichen Abteilungen selbst durchgeführt. Deshalb die dringende Bitte:

  • Wenden Sie sich bei Fragen zur Listenmitgliedschaft  an den Administrator der Liste (listenname-owner@lists.hs-offenburg.de). 
  • Wenden Sie sich nur als Listen-Administrator oder bei technischen Fragen an die CIT. (mailman@hs-offenburg.de oder über den Tab Service Desk auf dieser Seite)
  • Die Listenübersicht ist aus öffentlichen Netzen nicht erreichbar, da der Zielserver sich im Intranet befindet. In diesem Falle sollten Sie zuvor eine VPN Verbindung aufbauen oder die Seite über WebVPN aufrufen.

Mail an eine Mailingliste senden

Verwenden Sie in Ihrem Mailprogramm als Zieladresse die Form
listenname@lists.hsoffenburg.de (s.a. Abschnitt "Formen der Mail-Adressen").

  • GroupWise Anwender finden die Maillinglisten auch im integrierten Adressbuch unter "Novell GroupWise Adressbuch" -> "Mailinglisten ...".

Wichtig: Aus technischen Gründen enthält das GroupWise Adressbuch alle im Studienverlauf möglichen Semester eines Studienganges, auch wenn diese aktuell noch nicht oder nicht mehr existieren. Eine entsprechende Fehler-Mail mit Hinweis auf eine nicht existierende Adresse einer Semesterliste kann ignoriert werden.

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Web-Interface des Listservers

Portalseite des Listservers: http://lists.hs-offenburg.de

  • Zeigt die Listenübersicht für Anwender mit Namen und Kurzbeschreibungen aller öffentlichen Listen an. Die Mehrzahl davon sind zentral verwaltete Listen der Hochschule. Der Listennamen führt als Link zu listenspezifischen Informationen und erlaubt dem Anwender sein Listenabonnement zu verwalten.
  • Im Kopfbereich führt ein Link zur Listenübersicht für Listenadministratoren. Dort können durch den Administrator Mitglieder und listenspezifische Einstellungen verwaltet werden.
  • Der Zugriff ist zum Schutz vor Spam-Robotern nur aus nichtöffentlichen Netzen möglich. Nutzen Sie aus öffentlichen Netzen VPN oder, falls dies nicht möglich ist, die Möglichkeiten im Abschnitt Mail-Interface.

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Mail-Interface des Listservers

Per Mail können Sie folgende Adressformen verwenden, um mit dem Listserver zu kommunizieren. Diese Adressformen werden auch im Web-Interface und in den Begrüßungsmails dokumentiert.

Mail an alle Listenmitglieder:

Adresse: listenname@lists.hs-offenburg.de

Mail an das automatische Hilfesystem einer Liste:

Adresse: listenname-request@lists.hs-offenburg.de
Betreff/Subject: help

Sie erhalten umgehend eine automatische Antwort mit allen Hilfen zum Web-Interface einer Liste und mit allen weiteren Befehlen, die per Mail an diese Adresse gesandt werden können. Möglich sind u.a.: Namen aller Listen, Mitglieder einer Liste, persönliche Einstellungen

Mail an den Administrator einer Liste:

 Adresse: listenname-owner@lists.hs-offenburg.de

In der Fußzeile des Webinterfaces jeder Liste finden Sie auch die personenbezogene oder generische Mailadresse des Administrators ("Die Mailingliste ... wird betrieben von ...").

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Öffentliche und nichtöffentliche Listen

Öffentliche Listen der Hochschule sind in der Übersicht des Listservers lists.hs-offenburg.de  sichtbar, nichöffentliche sind nicht aufgeführt. Weitere Unterschiede gibt es nicht. Nichtöffentliche Listen können wie öffentliche Listen adressiert werden, wenn der Listennamen bekannt ist. (Klicken Sie z.B. im Web-Interface auf eine öffentliche Liste und ersetzen Sie dann in der URL den Listennamen durch den Namen der nichtöffentlichen Liste.)

  • Listen können z.B. aus Datenschutzgründen nichtöffentlich sein.
  • Semesterlisten, die aktuell keine Studierenden enthalten (z.B. bei halbzügigen oder auslaufenden Studiengängen), werden automatisch nichtöffentlich und sind somit unsichtbar.

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Zentral verwaltete Listen der Hochschule

Die öffentlichen Listen für Studierende (Semesterlisten und übergeordnete Listen) sowie für Mitarbeiter und Lehrbeauftragte der Hochschule werden überwiegend von der Verwaltung zentral gepflegt, meist über die zentrale Benutzerverwaltung, in wenigen Fällen auch manuell (z.B. einige Listen für Lehrbeauftragte)

Automatisches Abonnement oder Abbestellen, Semesterwechsel

  • Die Listenmitglieder und ihre Adressen werden automatisch aus der zentralen Nutzerverwaltung generiert. Studienanfänger und neue Mitarbeiter sind also Mitglied einer Liste, sobald ihre Daten in der Nutzerverwaltung angelegt sind. Jede Veränderung wird dem Betroffenen per E-Mail mitgeteilt. Bei Semesterwechsel erhalten Studierende also zwei Nachrichten: eine zum neuen Abonnement und eine zur Abbestellung.
  • Da die Rückmeldung zum neuen Semester schon vor Ende des laufenden Semesters möglich ist, kann das automatische Abonnement für das nächste Semester bis zu 2 Monate vor der automatischen Abbestellung für das laufende Semester erfolgen. Diese Übergangszeit für Semesterlisten ist auf die Kalendermonate Jan., Feb., Jul., Aug. jeden Jahres fixiert. In dieser Zeit gilt:

    • Studierende sind ab Ihrer Rückmeldung in das neue Semester Mitglied in der alten und in der neuen Semesterliste und erhalten Nachrichten, die an beide Listen adressiert sind, möglicherweise doppelt. Eine Selbst-Abbestellung der alten Liste ist hier ausnahmsweise (s.u.) möglich.
    • Dozenten erreichen über eine Semesterliste die Studierenden aus dem alten Semester sowie die bereits zum neuen Semester zurückgemeldeten oder selbst eingetragenen (s.u.) Studierenden.

Selbst-Abonnement oder Selbst-Abbestellen

  • Sie können Semesterlisten und einige andere automatisch geflegten Listen, in denen Sie nicht automatisch eingetragen wurden, selbst abonnieren und wieder abbestellen, um z.B. Informationen aus weiteren Semestern zu erhalten. Am einfachsten geschieht dies über das Web-Interface des Listservers. Nach Auswahl einer Liste erhalten Sie detaillierte Hinweise zum Abonnement. (Alternativ können all diese Funktionen auch über das Mail-Interface des Listservers ausgeführt werden.)
  • Sie können Semesterlisten und einige andere automatisch geflegten Listen, in denen Sie automatisch eingetragen wurden, nicht dauerhaft abbestellen, da Sie beim nächsten Datenabgleich wieder eingetragen würden. Bei Bedarf kann jedoch z.B. über das Web-Interface unter "Einstellungen" die Mailzustellung abgeschaltet werden.

Policy für Mailadressen

  • In den Semesterlisten können nur Mailadressen der Hochschule verwendet werden.
  • Nachrichten an die Liste werden nach Absenderadresse gefiltert. Sendeberechtigt sind meist nur Listenmitglieder (mit der eingetragenen Adresse als Absender!) und alle Absender-Adressen aus der Domäne "hs-offenburg.de". Nachrichten von unberechtigten Sendern werden zurückgehalten bis zur Genehmigung oder Ablehnung durch den Administrator.
    Wichtig
    : Achten Sie beim Senden an zentral verwaltete Listen auf die Absender-Mailadresse. Private Adressen werden meist nicht akzeptiert.

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Einrichten neuer Listen

Die CIT bietet allen Angehörigen der HSO den Betrieb eigener Mailinglisten für den Einsatz in Forschung und Lehre an. Erforderlich ist ein formloser Antrag per Mail an die CIT (mailman@hs-offenburg.de oder über den Tabreiter Service Desk auf dieser Seite) mit folgenden Angaben: 

  • Name der Liste 
  • Kurzbeschreibung der Liste, die in der Listenübersicht erscheint.
  • Mail-Adresse des künftigen Administrators
    Bei Angabe von externen Mailadressen ist zusätzlich die Mitgliedschaft zur Hochschule nachzuweisen. (z.B. Vorlage der Immatrikulationsbescheinigung)
  • Falls die/der Antragsteller/in Studierende/r ist, ist zusätzlich die formlose Befürwortung eines Projektleiters der HSO erforderlich.
  • Ein oder mehrere Sprachen für Website und Benachrichtigungen, aus denen Administratoren und Mitglieder individuell auswählen können.
    z.B.: deutsch, englisch, französisch, arabisch, türkisch, russisch, ...

Der angegebene Administrator erhält per Mail das Zugangspasswort und die erforderlichen Links. Die neue Liste wird i.d.R. nichtöffentlich angelegt (s.o.). Für alle weiteren Konfigurationsschritte und die Mitgliederverwaltung ist er selbst verantwortlich. Hilfe dazu finden Sie unter Tab FAQ -> Konfigurationsparameter als Listen-Administrator

Wichtig: Die CIT behält sich vor, Listen, die wegen ungenügender Pflege häufige Anfragen an die CIT verursachen, wieder zu eliminieren.

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Wie kann man unter GroupWise Vertretungsrechte vergeben?

Mit Vertretungsrechten kann ein Anwender auf das Mailpostfach eines anderen zugreifen und u.a. dessen Mails lesen und auch beantworten. Dies ist insbesondere bei generischen Mailaccounts interessant: diejenigen, die per Vertretungszugriff auf solch einen Account haben, können (optional) die Vertretungsrechte für weitere Personen verwalten.

Verwaltung der Zugriffsrechte im GroupWise-Client für Windows:

  1. Wenn es um einen generischen Mailaccount geht, wechseln Sie zunächst per Vertretungszugriff in diesen.
  2. Wählen Sie im Menü: Werkzeuge -> Optionen -> Sicherheit -> Vertretunsgzugriff
  3. Hier sehen eine Liste der Accounts, die Vertretungszugriff haben. Es besteht die Möglichkeit, Accounts zu entfernen, hinzuzufügen und für die einzelnen Accounts die Rechte zu setzen.
  4. Über das Zugriffsrecht "Sicherheitsoptionen" wird dem jeweiligen Account die Möglichkeit gegeben, seinerseits Vertretungsrechte zu vergeben.

 

In Webmail funktioniert es entsprechend: Optionen -> Vertretungszugriff

Wie kann ich die GroupWise-Dienste unter Linux am besten nutzen?

Da es leider für Linux keinen aktuellen GroupWise Client mehr gibt, ist die Nutzbarkeit unter Linux eingeschränkt. Genutzt werden können die Funktionen, die auf allgemeinen Standards beruhen. Dazu gehören: Mails lesen, schreiben und verwalten (IMAP), Kalender (CalDAV) und Adressbuch (CardDAV, LDAP). Nicht genutzt werden können damit proprietäre Funktionen wie Vertretungszugriffe, freigegebene Ordner und Kalender, Regeln etc.

Leider funktionieren auch die standardisierten Zugriffe oft nicht einwandfrei, da die Interpretation der Standards wohl nicht eindeutig ist und daher die Implementierung unterschiedlich ausfällt.

Eine Variante, mit der es positive Erfahrungen gibt: Thunderbird mit den Erweiterungen "Provider für CalDav & CardDav", "TbSync" und "AddressBookTab".  Über die ersten beiden genannten Erweiterungen lassen sich Kalender und Adressbücher leichter und zuverlässiger einbinden als mit den standardmässigen Möglichkeiten von Thunderbird. Die dritte Erweiterung zeigt die Adressbücher in einem eigenen Reiter an.

Category: Kalender, Adressbuch, E-Mail
Wie lange kann man auf Mails im GroupWise-Papierkorb zugreifen?

Wenn in GroupWise Mails (oder andere Elemente wie Termine) gelöscht werden, landen diese zunächst im "Papierkorb". Dort können sie temporär weiterhin eingesehen werden oder über "Zurückholen" wiederhergestellt werden.

Bitte beachten: Die Elemente im Papierkorb werden nach 28 Tagen automatisch endgültig gelöscht! Diese zentrale Einstellung kann anwenderseitig nicht geändert werden.

Bitte beachten: Wenn Sie eine Mail mit der Option "Löschen und tilgen" löschen, landet sie nicht im "Papierkorb" und wird sofort endgültig gelöscht.

Welche Größenbegrenzungen gibt es bei Mails?

Die Größe ein- und ausgehender Mails ist begrenzt. Eine allgemeine Aussage, wie groß Mails maximal sein dürfen ist nicht aus verschiedenen Gründen nicht möglich.

Angegebene Größen stehen meist nicht voll für Anhänge zur Verfügung

Normale, nur aus Text bestehende, Mails sind unproblematisch und können kaum eine Größenbegrenzung erreichen. Problematisch sind Anhänge und eingebettete Bilder. Diese Daten müssen zur Verarbeitung und Versand durch Mailsysteme zwischengespeichert, umgewandelt und codiert werden - dabei kann die Datenmenge auf bis zum Dreifachen zunehmen. Eine Begrenzung von 30 MB bedeutet also i.d.R. dass die zulässige Gesamtgröße der angehängten Daten deutlich weniger als 30 MB beträgt

Begrenzungen durch verschiedene Systeme

Eine Mail durchläuft vom Absender bis zum Empfänger verschiedene Systeme, die alle ihre eigenen Begrenzungen umsetzen können. Auf Begrenzungen außerhalb der Hochschule haben wir logischerweise keinen Einfluss, normalerweise liegen sie bei öffentlichen Providern niedriger als unsere Werte.

Begrenzungen durch die Systeme der Hochschule Offenburg

  • eingehende Mails vom Internet und ausgehende Mails ins Internet: 30 MB

    • Hinweis: von dieser Begrenzung werden auch per SMTP versandte Mails erfasst;  dies gilt auch dann. wenn sowohl Sender als auch Empfänger "intern" sind.

  • Mails innerhalb des GroupWise-Systems: 90 MB 
  • Mails, die über unsere Mailinglisten verteilt werden:

    • Mails an Semesterlisten: 10 MB
    • Mails an die Liste "hso-studenten": 2 MB

Alternativen

Wichtiger Hinweis: Versenden Sie Medien und Dokumente nur dann per Mail, wenn es nicht anders geht! Mailsysteme sind nicht für diesen Anwendungszweck optimiert - sowohl was die Datenübertragung angeht als auch bzgl. der Speicherung. Jeder per Mail versendete Anhang belastet die GroupWise-Postfächer von Empfänger bzw. Sender. Wenn Mails mit Anhang an Mailinglisten verschickt werden vervielfacht sich dies!

 Statt per Mail können Sie Dateien wie folgt verteilen:

Category: E-Mail
Warum muss ich mich bei Webmail immer wieder neu anmelden?

Webmail beendet wie jede Webanwendung aus Sicherheitsgründen standardmässig die Verbindung nach einer Zeit ohne Aktivität Ihrerseits (Timeout nach 20 Minuten). Damit soll verhindert werden, dass andere Personen Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto haben, wenn Sie den Rechner evtl. schon längst verlassen haben.

Diese Sicherheitsproblematik ist vor allem bei öffentlich zugänglichen Rechnern relevant; wenn es sich um einen persönlichen Rechner handelt, oder die Arbeit am Rechner mit einem persönlichen passwortgeschützten Profil erfolgt, dann kann auf diesen Timeout verzichtet werden. Aktivieren Sie dazu bei der Anmeldung an Webmail die Option "Angaben speichern" ("Remember Me").

Wenn Sie die Option "Angaben speichern" aktivieren, gibt es kein automatisches Logout nach 20 Minuten; ausserdem werden Sie automatisch wieder angemeldet, wenn Sie den Rechner oder den Browser neu starten und dann wieder auf Webmail zugreifen.

Hinweis: Wenn Sie diese Option aktiviert haben müssen Sie beim Verlassen des Rechners entweder:

  • sich explizit aus Webmail ausloggen oder
  • sich aus Windows (oder dem jeweiligen Betriebssystem) ausloggen oder
  • den Rechner sperren!

 

Hinweis: Diese Option nutzt Cookies - wenn Sie diese in Ihrem Browser eingeschränkt haben, funktioniert diese Option möglichweise nicht.

Category: Webmail, E-Mail
Wie kann ich Serien-E-Mails versenden?

 

Zum Versenden von  Serien-E-Mails wird nicht zwingend GroupWise benötigt.

Für Serien-E-Mails werden 3 Komponenten benötigt:

  1. Ein Programm, das die zu versendende Mail oder das Dokument erstellt, z.B. ein Text-Programm
  2. Eine Datenquelle mit Namen, E-Mail-Adressen und optional weiteren Daten der Empfänger.
  3. Ein Programm, das die Mails versendet, sofern das nicht das unter 1. genannte tut.
  • Das Programm für 1. und 3. kann z.B. LibreOffice Writer sein - in diesem Fall wird GroupWise zum Versenden nicht benötigt.
  • Das Programm für 1. kann Word sein, das für 3. den GroupWise Client verwendet, wenn dieser im System als Standard-Mail-Programm installiert ist.
  • Die Datenquelle kann zum Beispiel aus dem GroupWise-Adressbuch kommen oder als *.csv-Datei vorliegen.

 

Beispielhaft zwei Szenarien:

 

LibreOffice mit GroupWise-Adressbuch als Datenquelle:

  • Im GroupWise Client das Adressbuch-Fenster anzeigen (Menü: Werkzeuge -> Adressbuch)
  • Im Ardessbuch-Fenster:

    • Datei -> "Neues Buch", Name z.B. "Serienbrief 1"
    • aus anderen Adressbüchern des Adressbuch-Fensters Kontakte per "Drag and Drop" in das neu angelegt Adressbuch schieben
    • oder: im neu angelegten Adressbuch über rechte Maustaste -> "Neu" neue Kontakte anlegen
    • Rechte Maustaste auf das neue "Serienbrief 1"-Adressbuch -> "Adressbuch exportieren"
    • als Dateityp "*.csv" auswählen, Dateiname und Speicherort auswählen/angeben.

  • LibreOffice Writer starten

    • Menü: Extras -> Serienbrief-Assistent
    • Bei Ausgangsdokument wählen z.B. "Aktuelles Dokument verwenden" auswählen
    • Bei Dokumenttyp wählen: E-Mail-Nachricht
    • Adressenliste wählen: "Adressenliste auswählen.." -> "Hinzufügen":

      • die oben aus GroupWise exportierte *.csv-Datei auswählen
      • Die Angaben zum Zeilenformat können in diesem Fall übernommen werden (bei anderen Quellen für die *.csv-Datei entsprechend dem Dateiinhalt anpassen)
      • Briefanrede erstellen (optional):

        • Briefanrede entsprechend zusammenklicken
        • die Unterscheidung "Weiblich"/"Männlich" erfordert ein Datenfeld in der *.csv-Datei, die weibliche Empfänger kennzeichnet - dies ggfs bei Spaltentitel/Feldinhalt angeben; anderenfalls bei "Männlich" eine neutrale Anrede erstellen.
        • Die Briefanrede kann auch an dieser Stelle weggelasen werden und mit Hilfe von Datenfeldern direkt in das Dokument eingefügt werden (s.u.).

      • Dem Assistent weiter folgen... bitte die Erläuterungen zu den einzelnen Schritten im Assistenten lesen!
      • Im Abschnitt "Dokument vorbereiten" kann über die Buttons unter "Dokumentvorschau" durch die Datensätze der Datenquelle geklickt werden und das Ergebnis im Hauptfenster von Writer angesehen werden.
      • Speichern, drucken, versenden: -> "Serienbrief als E-Mail versenden"

        • Bei An "E-Mail Address" auswählen (bzw. das Feld mit der E-Mail-Adresse in der csv-Datei)
        • Betreff angeben
        • Bei "Senden als" das gewünschte Format auswählen.

      • -> "Dokumente versenden"

    • Hinweis: beim ersten Versenden müssen noch die Daten für den E-Mail-Server angegeben werden; diese sind auch über "Extras" -> "Optionen" -> "Libre Office Writer" -> "Serien-E-Mail" erreichbar:

      • geben Sie Ihren Namen und Ihre Absender-E-Mail-Adresse an
      • geben Sie für den Postausgangsserver an:

        • Servername: smtp.hs-offenburg.de
        • Port: 587
        • Sichere Verbindung verwenden (SSL)
        • Serverauthentifizierung:

          • Postausgangsserver:

            • Benutzername: Ihr Campus-Benutzername
            • Kennwort: Ihr Campus-Benutzerkennwort
            • Hinweis: diese Daten werden auf dem jeweiligen Rechner gespeichert! Sie sollten diese Angaben nicht auf einem fremden Rechner hinterlassen!

    • Hinweis: Der Serienbrief-Assistent kann jederzeit wieder aufgerufen werden, um die Mails erneut zu versenden.

  • Hinweis: Sie können auch ohne den Assistenten, Datenfelder aus der *.csv-Datei in den Mailtext einfügen:

    • "Einfügen" -> "Feldbefehl" -> "Weitere Felder" -> "Datenbank" -> "Seriendruck-Feld"
    • Hier unter "Datenbankauswahl" den Namen der mit dem Assistenten eingefügten *.csv-Datei suchen und darunter das gewünschte Feld auswählen
    • Das ausgewählte Feld erscheint in der Form wie z.B. <Location> im Text und wird beim Versenden entsprechend mit Daten gefüllt.

 

Microsoft Word

Über die Serienbrief-Funktion von Word können Serien-Mails über das jeweils im System installierte Mai-Programm versendet werden. Das Mail-Programm kann dabei der GroupWise Client oder auch ein anderes Programm sein.

Vorteil bei Verwendung von Word und GroupWise Client: die einzelnen Mails erscheinen in GroupWise als Ausgangsmail.

Category: E-Mail
Kann ich eine schon abgesendete Mail zurückziehen?

Jain - mehr Nein als Ja!

Damit Mails im Internet versendet werden können sind Standards nötig, die alle beteiligten Systeme verstehen. Für das Zurückziehen einer einmal auf den Weg geschickten Mail gibt es keinen Standard - es ist also nicht möglich! (Vergleichbar mit einer Postkarte, die bereits in einen Briefkasten der Post eingeworfen wurde.)

Einzige Ausnahme sind Mails, die das lokale Mailsystem - in unserem Fall GroupWise - noch nicht verlassen haben. Innerhalb von GroupWise können Mails zurückgezogen werden, wenn:

1. die Mail auf dem Weg zum Empfänger das GroupWise-System nicht verlässt, und
2. der Empfänger die Mail noch nicht gelesen hat.

Dabei ist zu beachten, dass eine Mail das GroupWise-System sehr schnell verlässt. Eine Mail verlässt das GroupWise-System nicht nur wenn an einen externen Adressaten gesendet wird, sondern auch wenn:

* der lokale Empfänger eine Weiterleitung eingerichtet hat
* der lokale Empfänger seine Mails per POP3 oder IMAP abruft
* der lokale Empfänger seine Mails per Smartphone (Datasync) abruft
* die Mail an eine Mailingliste gesendet wird

Da der Absender die meisten dieser Faktoren nicht beeinflussen kann, sollte man grundsätzlich davon ausgehen, dass Mails nicht zurückholbar sind.
 

Category: Webmail, E-Mail, Groupware
Warum erhalte ich immer wieder/mehr unerwünschte (Spam-)Mails?

Spam ist ein weltweites Problem: zeitweise beträgt der Anteil an Spam-Mails am gesamten Mailverkehr über 90% bzw. ca. 100 Milliarden Spam-Mails pro Tag. Gemessen an diesen Zahlen ist der Anteil am Spam, der tatsächlich in den Postfächern der Benutzer ankommt, relativ gering.

Es gibt einen ständigen Wettlauf zwischen Spamversendern und Spambekämpfern, was u.a. dazu führt, dass immer mal wieder in Wellen gehäuft Spam-Mails bei Anwendern eintreffen.

Für die Hochschulen in Baden-Württemberg gibt es einen zentralen Spam-Filter bei BelWü - wir als Rechenzentrum können in den meisten Fällen keine sinnvollen zusätzlichen Maßnahmen zur Spamabwehr treffen. Im Fall akuter Spamwellen suchen wir im konkreten Fall nach technischen Möglichkeiten, die Mailflut zu minimieren - wobei diese Maßnahmen meist zeitlich nur sehr begrenzt wirken.

Da Spam-Mails oft auch Schadsoftware (Viren, Trojaner) enthält, ist der einzige richtige Umgang damit: Löschen! 

Zwei Grundregeln im Umgang mit allen Mails sind bei Spam besonders wichtig:

  1. Öffnen Sie niemals einen Anhang und klicken Sie niemals einen Link an, dessen Zusendung Sie nicht erwarten bzw. der Ihnen nicht im Kontext Ihrer Arbeit plausibel ist!
  2. Der Absender ist in der Regel gefälscht! Verlassen Sie sich niemals auf die Absenderangabe einer Mail!

 

 

 

 

Category: E-Mail
Warum erhalte ich bei der Anmeldung unter Webmail die Fehlermeldung "[D103] Post-Office nicht gefunden"

Wenn Sie bei der Anmeldung unter Webmail statt ihrem Campus-Benutzername ihre Hochschul E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie die Fehlermeldung "[D103] Post-Office nicht gefunden "

Verwenden Sie bei der Anmeldung unter Webmail ihren Campus-Benutzernamen und ihr Campus-Benutzerpasswort.

Category: Webmail, E-Mail
Wie können Daten wie E-Mail Adressen in das GroupWise Adressbuch importiert werden

E-Mail-Adressen und weitere Daten können ins GroupWise Adressbuch importiert werden, wenn diese in den Dateiformaten  (*.nab, *.vcf, *.csv) vorliegen.

Wenn die Daten, z.B. E-Mail- Adressen in einer Excel-Datei vorliegen, speichern Sie diese zunächst als *.csv Datei, indem Sie folgenden Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)" wählen.

Importieren von Daten ins GroupWise Adressbuch

Mit Hilfe des GroupWise Client für Windows

- Werkzeuge > Adressbuch > Datei > Importieren wählen

- Importdatei auswählen und öffnen klicken

- Adressbuch auswählen oder neues Adressbuch erstellen

Für jede Zeile in der csv-Datei kann jetzt für die jeweiligen Spalten der csv Daten eine entsprechende GroupWise Spalte gewählt werden.

Category: Adressbuch, E-Mail
Warum funktionieren manche Semester-Mailinglisten nicht?

Der Eindruck, dass Semester-Mailinglisten nicht funktionieren kann bei Benutzung der im GroupWise-Adressbuch aufgeführten Adressen entstehen. Dabei ist folgendes zu beachten:

Im GroupWise-Adressbuch werden für die Studiengänge Adressen für alle Semester angezeigt, also z.B. bei den 7-semestrigen Studiengänge 1 bis 7. Das heißt, es gibt dort auch Einträge für Semesterlisten, die:

  • zwar existieren, aber derzeit leer sind
  • nicht existieren, weil der Studiengang neu ist und es beispielsweise noch nie ein 7. Semester gab.

In letzerem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass die E-Mail-Adresse unbekannt sei. Im ersten Fall erhalten Sie keine Fehlermeldung, die Mail geht schlicht an niemanden.

Die Tatsache, dass eine Semesterliste im GroupWise-Adressbuch auftaucht bedeutet also nicht, dass es dieses Semester im Moment auch gibt!

Wie kann ich per IMAP oder POP3 Mails versenden?

Gar nicht! POP3 und IMAP sind Protokolle zum Abrufen von Mails von einem Server. Zum Versenden von Mails wird SMTP verwendet. SMTP wird i.d.R. zusätzlich zu POP3 oder IMAP verwendet.

Category: E-Mail
Wie bekomme ich ein E-Mail-Konto?

Hochschulangehörige bekommen ein E-Mail-Konto und eine E-Mail-Adresse automatisch mit ihrem Campus-Benutzerkonto.

Category: E-Mail
Welchen Benutzernamen und welches Passwort benötige ich zum Zugriff auf mein E-Mail-Konto?

Auf das E-Mail-Konto greifen Sie mit der Ihrer Campus-Benutzerkennung zu, also mit Benutzernamen und Passwort Ihres Campus-Benutzerkontos.

Category: E-Mail
Wie lautet meine E-Mail-Adresse?

Frage: Wie lautet meine E-Mail-Adresse?

Studierende: Campus-Benutzername@stud.hs-offenburg.de 

Mitarbeiter:   Vorname.Nachname@hs-offenburg.de

HInweis: Existiert der Name der E-Mail-Adresse bereits, z.B. bei Namensgleichheit, wird für die neu zu erstellende E-Mail-Adresse eine aufsteigende Zahl an den Nachnamen angehängt: vorname.nachname1@hs-offenburg.de. Dieser Vorschlag wird zunächst mit der betroffenen Person abgestimmt, wobei auch eine Alternative gefunden werden kann.

Category: E-Mail
Ich habe bereits eine E-Mail-Adresse - wozu brauche ich die Adresse der Hochschule?

Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse wird von den Einrichtungen der Hochschule zur offiziellen Kommunikation verwendet - Sie müssen daher die Mails an diese Adresse lesen. Viele Hochschuleinrichtungen antworten aus Datenschutzgründen nicht oder nur eingeschränkt an hochschulfremde E-Mail-Adressen.

Category: E-Mail
Gibt es feste Regeln zur Bildung von E-Mail-Adressen?

Jain! Wie oben beschrieben gibt es Regeln. Diese sind aber bei Nicht-Studierenden aus mehreren Gründen nicht verlässlich:

  • Die Konvention mit Vorname.Nachname wurde vor einigen Jahren an der Hochschule eingeführt. Es gibt aber noch viele Adressen aus früheren Zeiten, als es diese Regel noch nicht gab.
  • Die Regel Vorname.Nachname ist nicht eindeutig - bei Mehrdeutigkeiten muss von der Regel abgewichen werden.
  • Bei Mehrfach-Vornamen wird teilweise nur ein Teil des Namens in der E-Mail-Adresse verwendet.

Wichtig: Verbindlich sind die Adressen im zentralen Adressbuch der Hochschule. Wählen Sie E-Mail-Adressen immer über das Adressbuch aus, satt sie nach der Vorname.Nachname-Regel einzutippen.

Category: E-Mail
Wo kann ich E-Mail-Adressen nachschlagen?

Das RZ betreibt ein zentrales Adressbuch mit den E-Mail-Adressen, Telefon-, Fax-, und Raumnummern aller Hochschulangehörigen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf dieses Adressbuch zuzugreifen:

  • Im GroupWise Client ist das Adressbuch direkt eingebunden:

    • Über den Button "Adressbuch" gelangen Sie ins Adressbuch-Fenster; dort taucht das zentrale Adressbuch aller Hochschulangehörigen als "Novell GroupWise Adressbuch" auf.
    • Wenn bei einer neuen Mail in den den Feldern "An:", "CC:" oder "BC:" einen Namen tippen sucht GroupWise automatisch im zentralen Adressbuch und zeigt Ihnen die Namen der entsprechenden Personen an.

  • Das Adressbuch ist auch in Webmail eingebunden.
  • Über PWM können Sie das zentrale Adressbuch über eine Web-Anwendung im Browser abfragen. Melden Sie sich mit Ihrer Campus-Benutzerkennung an und klicken Sie auf den Button "Personensuche".
  • Über LDAP kann das zentrale Adressbuch in andere E-Mail-Programme  eingebunden werden, siehe "E-Mail und mehr" -> Adressbuch -> Anleitungen -> "Adressbuch-Zugriff über LDAP (mit Beispiel für Thunderbird)"
Category: Adressbuch, E-Mail

Listenübersicht
Listenübersicht per WebVPN (auch von nichtöffentlichen Netzen erreichbar)

Mailman Software: Mailman List Manager
Mailman Online-Dokumentation: Hilfe zur Konfiguration für Administratoren und Mitglieder