Andere Mail-Clients (POP3, IMAP)

Allgemeines

Zum Zugriff auf das E-Mail-Konto kann neben dem GroupWise Client und Webmail auch jedes Mailprogramm verwendet werden, das die Standard-Protokolle POP3 oder IMAP sowie SMTP unterstützt.

POP3 und IMAP dienen zum Abrufen und Lesen bzw. Verwalten der Mails in dem E-Mail-Konto (Posteingang). SMTP dient zum Versenden von Mails (Postausgang). Das heißt, es wird entweder POP3 oder IMAP zum Abrufen und SMTP zum Versenden verwendet. Dabei ist SMTP nicht zwangsläufig an das Campus-Benutzerkonto gebunden.

Wichtig: IMAP und POP3 sind nur über SSL zugreifbar. Dieser verschlüsselte Zugriff ist von intern und extern auch ohne VPN möglich.

Wichtig: Wegen Brute-Force-Angriffen (Ausprobieren von Passworten von Campus-Benutzerkonten) musste die Erreichbarkeit des IMAP/POP3-Servers auf IP-Adressen aus folgenden Ländern eingeschränkt werden:

Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich

Wenn Sie aufgrund dieser Maßnahme nicht mehr auf den IMAP/POP3-Server zugreifen können, dann verwenden Sie bitte VPN.

Hintergrund: Die Brute-Force-Angriffe können zwar entschärft werden, indem nur eine begrenzte Anzahl von Login-Versuchen pro Zeiteinheit möglich ist (Intruder-Erkennung). Diese Abwehrmaßnahme für aber dazu, dass auch der legitime Anwender immer wieder temporär ausgesperrt wird.

POP3

POP3 (Post Office Protocol Version 3) ist ein Protokoll zum Herunterladen von Mails von einem Server. Im Unterschied zu IMAP können mit POP3 keine Ordner verwaltet und angezeigt werden. Ein Mailprogramm, das POP3 verwendet kann deshalb Ordner nur  lokal verwalten und speichern. Das heißt, die Ordner werden nicht auf dem Server gespeichert und sind daher nicht von überall aus sichtbar, sondern nur auf dem Rechner auf dem sie gespeichert sind.

Beim Herunterladen von Mails mit POP3 können Mails wahlweise auf dem Server gelöscht oder belassen werden. Letzteres kann sinnvoll sein, wenn Sie die Mails möglicherweise noch von einem anderen Rechner aus herunterladen wollen. I.d.R. sollten Sie aber auf einem Rechner das Mailprogramm so konfigurieren, dass die Mails beim Herunterladen vom Server gelöscht werden; es kann sonst passieren, dass die Mails sich auf dem Server ansammeln, Ihr Speicherbereich überläuft und Sie dann keine Mails mehr versenden können.

IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol) ist ein Protokoll zum Zugriff auf eine Mailbox. Im Unterschied zu POP3 kann IMAP zusätzlich Ordner verwalten und anzeigen, ohne dass diese Ordner lokal auf dem Client gespeichert sein müssen.

Wichtig: IMAP ist zwar ein Standard, erfahrungsgemäß funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Mail-Programm und Server jedoch nicht immer in allen Details ohne Probleme. Das HRZ kann in solchen Fällen nur eingeschränkt unterstützen. Wir versuchen zu helfen, wenn es grundsätzliche Probleme beim Verbindungsaufbau gibt. Alles was darüber hinaus geht ist zu sehr vom jeweiligen Mail-Programm abhängig, als dass wir jeder einzelnen Ungereimtheit nachgehen könnten. Grundsätzlich empfehlen wir die Verwendung des GroupWise-Client oder von Webmail.

SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Protokoll ausschließlich zum Versenden von Mails.

Weitere Informationen zu SMTP (Postausgang) finden Sie unter "Serverdienste" -> "SMTP-Server "

Konfiguration von Mail-Clients für IMAP und POP3 (Posteingang)

Die genaue Konfiguration von Mail-Clients für IMAP und POP3 hängt vom jeweiligen Programm ab und kann deshalb nicht allgemein detailiert beschrieben werden. Nachfolgend finden Sie die Konfigurationsparameter, die Sie i.d.R. benötigen - die genauen Namen der Parameter können abweichen.

Konfigurationsparameter für POP3

  • Server-Typ: POP bzw. POP3
  • Server für eingehende Mails: pop.hs-offenburg.de
  • Server Port: 995
  • Option "SSL Verbindung" einschalten (je nach Programm z.B. unter "Sicherheit" oder "Erweitert")
  • Emailadresse: Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse

    Hochschul-E-Mail-Adresse

    Hochschul-E-Mail-Adresse

  • Benutzer- oder Kontoname sowie Passwort: entsprechend Ihrer Campus-Benutzerkennung

Konfigurationsparameter für IMAP

  • Server-Typ: IMAP
  • Server für eingehende Mails: imap.hs-offenburg.de
  • Server Port: 993
  • Option "SSL Verbindung" einschalten (je nach Programm z.B. unter "Sicherheit" oder "Erweitert")
  • Emailadresse: Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse

    Hochschul-E-Mail-Adresse

    Hochschul-E-Mail-Adresse

  • Benutzer- oder Kontoname sowie Passwort: entsprechend Ihrer Campus-Benutzerkennung

Konfiguration von Mail-Clients für SMTP (Postausgang)

Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Serverdienste" -> "SMTP-Server"

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Wie kann man unter GroupWise Vertretungsrechte vergeben?

Mit Vertretungsrechten kann ein Anwender auf das Mailpostfach eines anderen zugreifen und u.a. dessen Mails lesen und auch beantworten. Dies ist insbesondere bei generischen Mailaccounts interessant: diejenigen, die per Vertretungszugriff auf solch einen Account haben, können (optional) die Vertretungsrechte für weitere Personen verwalten.

Verwaltung der Zugriffsrechte im GroupWise-Client für Windows:

  1. Wenn es um einen generischen Mailaccount geht, wechseln Sie zunächst per Vertretungszugriff in diesen.
  2. Wählen Sie im Menü: Werkzeuge -> Optionen -> Sicherheit -> Vertretunsgzugriff
  3. Hier sehen eine Liste der Accounts, die Vertretungszugriff haben. Es besteht die Möglichkeit, Accounts zu entfernen, hinzuzufügen und für die einzelnen Accounts die Rechte zu setzen.
  4. Über das Zugriffsrecht "Sicherheitsoptionen" wird dem jeweiligen Account die Möglichkeit gegeben, seinerseits Vertretungsrechte zu vergeben.

 

In Webmail funktioniert es entsprechend: Optionen -> Vertretungszugriff

Wie lange kann man auf Mails im GroupWise-Papierkorb zugreifen?

Wenn in GroupWise Mails (oder andere Elemente wie Termine) gelöscht werden, landen diese zunächst im "Papierkorb". Dort können sie temporär weiterhin eingesehen werden oder über "Zurückholen" wiederhergestellt werden.

Bitte beachten: Die Elemente im Papierkorb werden nach 28 Tagen automatisch endgültig gelöscht! Diese zentrale Einstellung kann anwenderseitig nicht geändert werden.

Bitte beachten: Wenn Sie eine Mail mit der Option "Löschen und tilgen" löschen, landet sie nicht im "Papierkorb" und wird sofort endgültig gelöscht.

Kann man die GW Adressbuch Kontakte im Excel nutzen?

Ja. Um die Kontakte vom GW Adressbuch ins Excel zu senden:
- gehen Sie im GW auf Adressbuch,
- markieren Sie das gewünschte Adressbuch,
- rechte Mausklick -> Adressbuch exportieren,
- Datei mit Dateityp ".csv" speichern.

Um den Text im Excel in verschiedene Spalten aufteilen 

- markieren Sie die erste Spalte, die die Daten beinhaltet
- klicken Sie auf Daten -> Text in Spalten
- Getrennt -> Weiter-> als Trennzeichen wählen Sie die Komma,
- Weiter, Fertigstellen.

Wie kann ich die Anzeige-Einstellungen im GroupWise Client speichern

So können Sie die Anzeige-Einstellungen festlegen:

  - Markieren Sie den gewünschten Ordner, z. B. "Mailbox" und stellen Sie die Anzeige nach Ihren Bedürfnissen ein. 

  - Anschließend können Sie diese Einstellungen für diesen Ordner wie folgt festlegen. Wählen Sie im Hauptmenü "Anzeigen" > "Anzeigeeinstellungen" > "Aktuelle speichern"

Das können Sie für jeden x-beliebigen Ordner einrichten. Z. B. auch für Ihren Kalender, oder Ihre Kontakte. 

Anzeige Einstellungen für weitere Ordner anwenden

Sie können die Einstellungen pro OrdnerTyp auch so speichern, dass die Einstellung für weitere Ordner dieses Typs verwendet werden können.

Beispiel E-Mail Ordner.
Dazu können Sie die Einstellungen in einem 1. Schritt speichern und im 2. Schritt einem Ordner zuweisen.

Schritt 1
 - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner in der Ordnerliste und anschließend auf "Eigenschaften".
 - Klicken Sie auf das Register "Anzeige".
 - Klicken Sie auf "Speichern unter.." Ändern Sie den Namen der Anzeige-Einstellungen, z. B. auf "alle E-Mails" und klicken Sie anschließend auf  "OK".

Schritt 2
 - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner in der Ordnerliste und anschließend auf "Eigenschaften".
 - Klicken Sie auf das Register "Anzeige".
 - Klicken Sie auf "Speichern unter.." Wählen Sie den Namen der Anzeige-Einstellungen, die Sie gerade gespeichert haben (im obigen Beispiel: z. B. auf "alle E-Mails" ) und klicken Sie anschließend auf "OK".

Category: Novell GroupWise
Was ist Caching-Modus? Wie nutzt man ihn?

Der GroupWise-Client bietet den sog. "Caching-Mode". In diesem Modus können Sie mit GroupWise normal weiter arbeiten, auch wenn der Server nicht verfügbar ist. Der GroupWise-Client verwaltet dazu eine Kopie Ihrer gesamten Mailbox auf Ihrer lokalen Festplatte und synchronisiert diese alle 5 Minuten (Standardwert, veränderbar) mit dem Server. Wenn der Server nicht verfügbar ist, können Sie mit dem aktuellen Stand Ihrer Mailbox arbeiten: Mails lesen, schreiben, beantworten; Kalender, Adressbuch etc. sind ebenfalls verfügbar. Neue Mails kommen durch den Caching-Mode im Normalfall mit einer Verzögerung von max. 5 Minuten im GroupWise Client an, bzw. bei Serverproblemen sobald dieser wieder erreichbar ist. Versendete Mails gibt der Client sofort an den Server weiter (sofern dieser erreichbar ist natürlich).

Der Caching-Modus ist vor allem dann interessant, wenn Sie meist an dem selben Rechner arbeiten. Voraussetzung ist, dass auf der lokalen Platte genügend Platz für eine Kopie Ihrer Mailbox ist.

Der Caching-Modus ist auch interessant, um auf einem Notebook die Mailbox auch dann zur Verfügung zu haben, wenn unterwegs keine Verbindung zum Netz besteht.

Auch wenn Sie im Normalfall im Caching-Modus auf GroupWise zugreifen, ist es kein Problem, von anderen Rechnern aus im normalen Online-Modus, über IMAP oder über den WebAccess-Client zuzugreifen. Da die Mailbox immer auf den Server synchronisiert wird, kann von überall darauf zugegriffen werden. Auch an Ihrem Rechner können Sie jederzeit zwischen Caching- und Online-Modus hin und her schalten - dazu ist nur ein Neustart des GroupWise-Clients notwendig.


So nutzen Sie den Caching Modus

Akivieren und Deaktivieren

  • Starten Sie den GroupWise-Client und wählen Sie im Menü Datei -> Modus -> Caching
  • Um den Caching-Modus zu deaktivieren wählen Sie im Menü Datei -> Modus -> Online


Einmalig beim ersten Aufruf

  • Wenn Sie den Caching-Modus das erste Mal aktivieren, werden Sie nach einem Verzeichnis auf Ihrer lokalen Festplatte gefragt.
  • Sie werden dann nach dem Passwort Ihrer Online-Mailbox gefragt; das ist das Passwort Ihres Campus-Accounts.
  • Sie werden gefragt, ob Sie das Passwort auch für den Zugriff auf die Caching-Mailbox verwenden wollen. Dies sollten Sie bejahen damit die lokal auf Ihrem Rechner liegende Mailbox vor evtl. anderen Nutzern des Rechners geschützt ist.
  • Anschließend beginnt die erste Synchronisierung der Mailbox - je nach Umfang kann dies einige Zeit dauern.
  • Ab sofort greift der GroupWise-Client auf die lokale Caching-Mailbox zu, die Synchronisierung geschieht automatisch, sie müssen sich nicht darum kümmern.

Sonstiges

  • GroupWise zeigt links unten am Fensterrand die Zeit der letzen Synchronisierung an.
  • Wenn Sie ausnahmsweise die automatische Synchronisierung (alle 5 Minuten) nicht abwarten wollen, wählen Sie im Menü: Konten -> Senden/Abrufen
  • Adressbücher werden standardmäßig nur alle 7 Tage abgerufen. Sie können dies ändern im Menü: Konten -> Kontooptionen -> "Novell GroupWise" -> Eigenschaften -> "Spezielle Optionen"
  • Regeln können Sie manuell abrufen über "Aktualisieren" im "Regeln"-Fenster (Werkzeuge -> Regel)
  • Adressbücher können Sie im "Adressbuch"-Fenster manuell abrufen über Anzeigen -> "Systemadressbuch abrufen" bzw. "Persönliche Adressbücher laden"
  • Sie können auch einmalig die gesamte Mailbox inkl. Adressbüchern und Regeln abrufen (dies kann einige Zeit dauern): Werkzeuge -> Gesamte Mailbox abrufen
  • Über Datei -> "Offline arbeiten" können Sie die automatische Synchronisierung verhindern.
Category: Novell GroupWise
Wie kann ich meine E-Mails weiterleiten?

Wichtiger Hinweis - bitte beachten!

Automatische Weiterleitungen an E-Mail-Adressen bei externen Providern sind aus datenschutzrechtlichen Gründen problematisch!
Hintergrund: Weitergeleitete E-Mails werden unverschlüsselt und ungeschützt und damit potenziell für Dritte einsehbar über das Internet transportiert. Problematisch ist dabei, dass der Absender, der vertrauliche Daten versenden will, nicht weiß, dass der Adressat eine Weiterleitung eingerichtet hat. Andererseits weiß der Adressat beim Einrichten einer automatischen Weiterleitung nicht, welche Informationen aufgrund dieser Weiterleitung zukünftig ungeschützt über das Internet versandt werden.
Berücksichtigen Sie dies bitte bei der Einrichtung einer automatischen Weiterleitung: An Sie gerichtete datenschutzrelevante Daten könnten ungeschützt über das Internet versandt werden.
Wir empfehlen, auf automatische Weiterleitungen zu verzichten und die Mails statt dessen per POP3, IMAP oder Webmail abzurufen.
Diese Zugriffswege sind per SSL verschlüsselt, es werden keine Daten ungesichert über das Internet transportiert.

Automatisches Weiterleiten von Mail
Von GroupWise verwendete Weiterleitungsverfahren

GroupWise verwendet zwei unterschiedliche Verfahren um Mails weiterzuleiten:

  • Direkte Weiterleitung

Direkte Weiterleitung mit Verwendung des ursprünglichen Absenders.
Vorteil: Im Empfänger-Postfach wird der ursprüngliche Absender angezeigt.

  • Weiterleitung als Anlage

Die weitergeleitete Mail wird als Anhang in eine neue Mail gepackt und mit der Adresse des GroupWise-Postfaches (d.h. Ihrer Hochschuladresse) als Absender versendet. Im Empfänger-Postfach ist zunächst nicht die Adresse des ursprünglichen Absenders sichbar sondern die Adresse, die weitergeleitet hat. Erst beim Öffnen des Anhangs wird der ursprüngliche Absender sichtbar.
Vorteil: Da sich die weitergeleitete Mail im Anhang befindet können Sie für die "äussere" Mail zusätzliche Informationen angeben, z.B. den Betreff anpassen oder einen Mailtext angeben.
Die automatische Weiterleitung erfolgt über "Regeln". Sie können alle Mails, einzelne Mails oder Mails die eine bestimmte Bedingung erfüllen, weiterleiten.


Hinweise

  • Wenn Sie eine automatische Weiterleitung an einen Empfänger innerhalb GroupWise (Weiterleitung an einen Hochschulaccount) einrichten, wird die weitergeleitete Mail immer als Anlage versendet.
  • In allen Fällen erhalten Sie im GroupWise-Eingangsordner zusätzlich eine Kopie der weitergeleiteten E-Mail, die mit einem blauen Pfeil gekennzeichnet wird und es entsteht ein Eintrag im GroupWise-Ordner "Ausgangsnachrichten". Falls diese Kopien nicht benötigt werden, sollten sie gelöscht werden, um nicht unnötig Speicherplatz zu belegen.

Erstellen einer Regel zum Weiterleiten von Mails mit dem GroupWise-Client

Klicken Sie auf Werkzeuge -> Regel -> Neu.
Geben Sie in das Feld "Regelname" einen Namen für die Regel ein, z.B. Weiterleiten.
Aktivieren Sie unter "Nachrichtenkategorien" das Feld "Mail".
Bedingung definieren:
    Wenn Sie alle Mails weiterleiten möchten, lassen Sie das Feld "Bedingung definieren" leer.
    Falls Sie nur bestimmte Mails weiterleiten möchten, klicken Sie auf "Bedingung definieren" und wählen Sie die entsprechenden Bedingungen. Bestätigen Sie mit OK.
Ausgeführte Aktionen:
    Klicken Sie auf "Aktion hinzufügen" und wählen Sie die Aktion "Weiterleiten".
    Hier wird entschieden, welches Verfahren zur Weiterleitung verwendet wird: wenn eines der Felder außer "An:" nicht leer ist, wird als Anlage versendet:
        Direkte Weiterleitung mit ursprünglichem Absender
            Tragen Sie im An:-Feld die Emailadresse ein, an die weitergeleitet werden soll. Ausgenommen dem An:-Feld müssen alle Felder leer sein, auch das Von:-Feld - sonst wird als Anlage weitergeleitet.
            Bestätigen Sie mit OK.
        Weiterleitung als Anlage
            Tragen Sie im An:-Feld die Emailadresse ein, an die weitergeleitet werden soll.
            Im Bereich "Betreff" können Sie eine Kurzinformation der Nachricht eingeben. (Dieser Betreff wird an den ursprünglichen Betreff in runden Klammern angehängt)
            Im Bereich "Mitteilung" können Sie für sich eine Nachricht hinterlassen, damit Sie wissen, dass es sich um eine weitergeleitete E-Mail handelt. (Diese Mitteilung erscheint dann als Text in der E-Mail und im Anhang befindet sich die weitergeleitete E-Mail)
            Bestätigen Sie mit OK.
        Wenn die Kopie in GroupWise gelöscht werden soll
            Wählen Sie im Dialogfenster "Regel bearbeiten" unter "Aktion hinzufügen" den Punkt "Nachricht tilgen". Das Feld "Kommentar" muss leer bleiben.
            Bestätigen Sie mit OK.
            Wichtig: Beachten sie die Reihenfolge der Aktion. Diese Aktion sollte zum Schluss zur Anwendung kommen, da diese alle neuen Nachrichten löscht!
Klicken Sie auf "Speichern"

Erstellen einer Regel zum Weiterleiten von Mails mit Webmail

Starten Sie Webmail (https://webmail.hs-offenburg.de/)
Melden Sie sich mit ihrem Campus Account an
Klicken Sie auf "Optionen" -> "Regeln"
Wählen Sie als Typ: "Weiterleiten" und klicken Sie auf "Erstellen".
Geben Sie einen Regelnamen ein z.B. Weiterleiten
Optionale Bedingung definieren:
    Wenn alle Nachrichten weitergeleitet werden sollen lassen Sie die Felder leer.
    Falls Sie nur bestimmte Nachrichten weiterleiten möchten, wählen Sie die entsprechenden Bedingungen.
Aktion definieren
    Hier wird entschieden, welches Verfahren zur Weiterleitung verwendet wird: wenn eines der Felder außer "An:" nicht leer ist, wird als Anlage versendet:
        Direkte Weiterleitung mit ursprünglichem Absender
            Tragen Sie im An:-Feld die Emailadresse ein, an die weitergeleitet werden soll. Ausgenommen dem An:-Feld müssen alle Felder leer sein - sonst wird als Anlage weitergeleitet.
            Bestätigen Sie mit "Speichern".
        Weiterleitung als Anlage
            Tragen Sie im An:-Feld die Emailadresse ein, an die weitergeleitet werden soll.
            Im Bereich "Betreff" können Sie eine Kurzinformation der Nachricht eingeben. (Dieser Betreff wird an den ursprünglichen Betreff in runden Klammern angehängt)
            Geben Sie im Bereich "Mitteilung" eine Nachricht ein, z.B. mit der Information, dass es sich um eine weitergeleitete E-Mail handelt. (Diese Mitteilung erscheint dann als Text in der E-Mail, der Originaltext der weitergeleiteten Mail befindet sich im Anhang.)
            Bestätigen Sie mit "Speichern".
            Wenn Sie oben keine Optionale Bedingung eingegeben haben, erscheint ein entsprechendes Informationsfenster. Bestätigen Sie dieses und klicken Sie dann nochmal auf "Speichern".
        Löschen der Mail in GroupWise
            Erstellen Sie eine neue Regel
            Wählen Sie als Typ "Löschen"
            Vergeben Sie ein eindeutigen Namen für die Regel, z.B. "Löschen"
            Speichern Sie abschließend die Regel durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern".
            Wichtig: Beachten sie die Reihenfolge der Regel. Diese Regel sollte zum Schluss zur Anwendung kommen, da durch diese Regel alle neuen Nachrichten in den Papierkorb verschoben werden!
    Beenden Sie die Regeldefinition mit "Schließen"
Achten Sie darauf, dass vor jeder Regel ein Häkchen gesetzt ist und diese somit aktiv ist.

Wichtig: Momentan gibt es einen Fehler in Webmail, der verhindert, dass eine Regel ohne Bedingung gespeichert werden kann. Also Workarround können Sie entweder eine simple Bedingung angeben (z.B. Von Enthält *) oder alternativ den GroupWise Client statt Webmail zur Definition der Regel verwenden.

Category: Novell GroupWise
Wie kann man E-Mails archivieren?

Der Group­Wi­se-Cli­ent kann aus­ser­halb der Mail­box (auf dem Ser­ver bzw. im Ca­ching-Mo­de im Ca­che-Ver­zeich­nis) ein Ar­chi­ver­zeich­nis ver­wal­ten. Das Ar­chiv­ver­zeich­nis muß von dem Rech­ner aus, auf dem der Group­Wi­se-Cli­ent läuft, auf Da­tei­e­be­ne er­reich­bar sein; d. h. es muss ent­we­der auf einer lo­ka­len Fes­plat­te oder auf einem Netz­lauf­werk lie­gen. Nach ein­ma­li­ger Kon­fi­gu­ra­ti­on des Ar­chiv­ver­zeich­nis­ses kann man im GroupWise Cli­ent zwi­schen Ar­chiv und Mail­box hin und her schal­ten; Mails kön­nen zwi­schen Mail­box und Ar­chiv hin und her ver­scho­ben wer­den.


Ar­chi­vver­zeich­nis kon­fi­gu­rie­ren
Ein­ma­lig im Group­Wi­se-Cli­ent den Pfad zum Ar­chiv­ver­zeich­nis an­ge­ben:

Hauptmenü von GroupWise Client -> "Werk­zeu­ge" ->"Op­tio­nen" -> "Um­ge­bung" -> "Pfad zu den Da­tei­en" -> "Ar­chiv­ver­zeich­nis"

Beachten Sie: Falls Sie das Ar­chiv­ver­zeich­nis auf der lo­ka­len Fest­plat­te ein­rich­ten (z. B. unter C:\Group­Wi­se\Ar­chiv\), ist das Ar­chiv­ver­zeich­nis von an­de­ren Rech­nern nicht zu­gäng­lich. Dies ist daher i.d.R. eher nicht empfehlenswert.

Falls Sie sich für Ihr Ho­me-Ver­zeich­nis ent­schei­den (z. B. H:\Group­Wi­se\Ar­chiv\) ist das Ar­chiv­ver­zeich­nis von allen Rech­ner der Hoch­schu­le, die mit dem No­vell Cli­ent aus­ge­stat­tet sind, er­reich­bar. Vom H:-Laufwerk werden regelmäßig Backups erstellt. Sollten Sie auf Ihrem H:-Laufwerk zu wenig Platz haben wenden Sie sich bitte an das RZ (campus-it@hs-offenburg.de)


Mails ar­chi­vie­ren
Mail(s) mar­kie­ren -> mit der rech­te Maus­tas­te in­ner­halb der ers­ten Spal­te auf die mar­kier­te(n) Mail(s) kli­cken -> "Ar­chi­vie­ren" im Kon­tex­me­nü aus­wäh­len

Tipp: Ganze Ord­ner kön­nen ar­chi­viert wer­den, in dem alle Mails eines Ord­ner mar­kiert wer­den: Ord­ner öff­nen -> eine be­lie­bi­ge Mail im Ord­ner an­kli­cken -> "<Strg>-A" drü­cken -> rech­te Maus­tas­te auf eine Mail (erste Spal­te) -> "Ar­chi­vie­ren" wählen.

Beachten Sie: Die Ord­ner, in denen sich die zu ar­chi­vier­enden Mails be­fin­den, wer­den im Ar­chiv­be­reich au­to­ma­tisch an­ge­legt.


Auf das Ar­chiv zu­grei­fen
Hauptmenü -> "Datei" -> "Ar­chiv öff­nen" -> schal­tet zwi­schen Ar­chiv und Mail­box hin und her

oder

Links oben den But­ton "On­line" (bzw. "Ca­ching" im Ca­ching-Mo­dus) anklicken -> "Ar­chiv" wählen


Mails aus dem Ar­chiv zu­rück­ho­len
Wäh­rend das Ar­chiv im Group­Wi­se-Cli­ent aktiv ist: rech­te Maus­tas­te auf Mail(s), -> "Ar­chivieren" wählen -> Häk­chen wird ent­fernt und Mail liegt wie­der in der Mail­box


Mails mit Hilfe von Su­ch­ord­ner ar­chi­vie­ren; das Ar­chiv si­chern

Zum Bei­spiel: alle Mails die älter als 1 Jahr sind, ar­chi­vie­ren

1. Er­stel­len eines Su­ch­ord­ner

- Hauptsymbolleiste vom Group­Wi­se Cli­ent -> Suchsymbol (Lupe) anklicken

- Nachrichtenkategorie:" Mail" aktivieren (Auswahl je nachdem was archiviert werden soll)

- Zeitspanne: "Erstellt oder zugestellt zwischen" aktivieren

- Datum im Datumsfeld auswählen (z. B. 01.01.2006 - 30.06.2011)

- Suchen in: Aktivieren Sie alle Ordner, aus denen Mails gesucht werden sollen

- "ok" Klicken

Im Suchergebnis-Fenster können Sie die Suche speichern unter

- "Datei" -> "Als Ordner speichern" wählen

- Name: Namen wählen, z.B Mails älter als 1 Jahr

- "Fertig stellen" wählen

- Mit der Tastenkombination "Strg" "a" können Sie alle Mails im Suchergebnisordner markieren

- Klick auf eine Mail

- Rechte Maustaste auf eine Mail

- Im Kontexmenü "Archivieren" wählen

2. Falls Sie die "alten E-Mails" si­chern möch­ten (zum Bei­spiel auf einer ex­ter­nen Fest­plat­te):

- Erstellen eines Suchordners (siehe 1.)

- Mar­kie­ren Sie die E-Mails im Su­ch­ord­ner

- Rech­te Maus­tas­te und ar­chi­vie­ren ak­ti­vie­ren

die "Alten E-Mails" be­fin­den sich jetzt im Ar­chiv­ver­zeich­nis

- das Ar­chiv­ver­zeich­nis lokal spei­chern oder auf eine externe Festplatte vom Archivverzeichnis kopieren (der Pfad zu dem Ver­zeich­nis be­fin­det sich unter "Werk­zeu­ge" -> "Op­tio­nen" -> "Um­ge­bung" -> "Pfad zun den Da­tei­en" -> "Ar­chiv­ver­zeich­nis"


3. So nutzen Sie E-Mails aus dem ge­si­cher­ten Ar­chiv­ver­zeich­nis:

- Spei­chern Sie das lokal ge­si­cher­te Ar­chiv­ver­zeich­nis (z.B. unter C:\temp)

- Än­dern Sie den Pfad des Archivverzeichnis in das temporäre Verzeichnis, in das Sie das gesicherte Archivverzeichnis zuvor gespeichert haben (nur für den be­stimm­ten Zeit­raum, im wel­chen Sie das ge­si­cher­te Ver­zeich­nis nut­zen möch­ten!) unter "Werk­zeu­ge" -> "Op­tio­nen" -> "Um­ge­bung" -> "Pfad zun den Da­tei­en" -> "Ar­chiv­ver­zeich­nis"

- Links oben den But­ton "On­line" Klicken und "Ar­chiv" auswählen

- Um die ge­wünsch­ten "alten E-Mails" zu­rück­zu­ho­len kli­cken Sie rech­te Maus­tas­te auf ge­wünsch­te Mail(s) und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Ar­chi­vie­ren"

- Das Häk­chen (Archivieren) wurde ent­fernt und die Mail liegt wie­der in der Mail­box

- Än­dern Sie den Pfad des temporär eingestellten Archivverzeichnis in das ursprüngliche permanent genutzte Archivverzeichnis.


Be­mer­kun­gen
- Auf die ar­chi­vier­ten Daten kann man nicht per Web­mail oder IMAP zu­gegriffen werden.
- Ein Ver­tre­ter kann nicht auf ein Ar­chiv­ver­zeich­nis zu­grei­fen oder die E-Mails ar­chi­vie­ren.

- Bei jedem Zu­griff auf ein ge­si­cher­tes Ar­chiv­ver­zeich­nis (das sich z.B. auf einer ex­ter­nen Fest­plat­te be­fin­det) muss man den Pfad auf das Ar­chiv­ver­zeich­nis än­dern.

Category: Novell GroupWise
Ich habe gerade eine E-Mail gelöscht. Kann man sie im GroupWise wiederherstellen?

Pa­pier­korb
Wenn die Mail nur "ge­löscht" aber nicht "ge­tilgt" wurde, be­fin­det sie sich im "Pa­pier­korb". Sie kön­nen Mails, die sich im Pa­pier­korb be­fin­den, durch ein­fa­ches ver­schie­ben in einen an­de­ren Ord­ner wie­der­her­stel­len.
Bitte be­ach­ten: Der Pa­pier­korb wird nach 4 Wo­chen au­to­ma­tisch ge­leert!


Back­up vom Vor­tag
•    Das RZ hält ein Back­up der Group­Wi­se-Da­ten vom Vor­tag für den di­rek­ten Zu­griff be­reit.
•    "Back­up vom Vor­tag" be­deu­tet: Eine Kopie der Group­Wi­se-Da­ten­bank, wie sie am vor­an­ge­gan­ge­nen Tag war.


Wenn eine Mail ge­tilgt wurde, sich also nicht im Pa­pier­korb be­fin­det, kann sie in die­sen Fäl­len recht ein­fach wie­der­her­ge­stellt wer­den, so­fern sie sich am Vor­tag be­reits bzw. noch in der Mail­box be­fun­den hat. D.h. diese Lö­sung funk­tio­niert nicht, wenn:
•    die Mail erst am Lösch­tag ankam (in die­sem Fall war sie zum Zeit­punkt des Back­ups noch nicht da)
•    die Mail be­reits am Vor­tag oder frü­her ge­tilgt wurde (in die­sem Fall war sie zum Zeit­punkt des Back­ups be­reits nicht mehr da)


Der ty­pi­sche An­wen­dungs­fall ist: Man will zum Bei­spiel eine Spam-Mail end­gül­tig lö­schen, be­stä­tigt die üb­li­che Frage, ob man si­cher sei - denn man ist sich si­cher, dass die Spam-Mail weg soll, - und be­merkt dann, dass man ver­se­hent­lich eine Mail wei­ter oben an­ge­klickt hatte.

 

Wiederherstellen von Mails

Dieser Abschnit bezieht sich normalerweise auf das Backup vom Vortag sowie im Sonderfall auf ein vom RZ vom Band zurückgeholtes älteres Backup (s.u.).

Um eine Mail wie­der­her­zu­stel­len, gehen Sie wie folgt vor:
1.    Ver­wen­den Sie den Group­Wi­se-Cli­ent.
2.    Falls Sie den Ca­ching-Mo­de des Group­Wi­se-Cli­ents ver­wen­den, schal­ten Sie tem­po­rär um in den On­line-Mo­de.
3.    Wäh­len Sie im Group­Wi­se-Cli­ent im Menü Datei die Op­ti­on "Si­che­rungs­ko­pie öff­nen". Mit die­ser Op­ti­on schal­tet der Cli­ent nach einer kur­zen War­te­zeit in einen Modus, der die Mails vom Vor­tag an­zeigt, die sich in der ak­tu­el­len Mail­box nicht mehr be­fin­den, weil sie ge­löscht wur­den. Wäh­len Sie den je­wei­li­gen Ord­ner, dort die je­wei­li­ge Mail, dann rech­te Maus­tas­te -> "Wie­der­her­stel­len" - die Mail ver­schwin­det dann in der An­sicht "Si­che­rung" und ist wie­der in Ihrer ak­tu­el­len Mail­box im ent­spre­chen­den Ord­ner vor­han­den.
4.    Durch er­neu­tes An­kli­cken des Me­nü­punk­tes "Datei", "Si­che­rungs­ko­pie öff­nen" schal­ten Sie wie­der in die nor­ma­le An­sicht Ihrer ak­tu­el­len Mail­box zu­rück. Durch wie­der­hol­tes An­wäh­len die­ses Me­nü­punk­tes kön­nen Sie also zwi­schen bei­den An­sich­ten hin und her schal­ten.


Hin­wei­se:
•    Mails kön­nen auf diese Weise nicht wie­der­her­ge­stellt wer­den, wenn sie nur "ge­löscht", aber nicht "ge­tilgt" wur­den - in die­sen Fäl­len kön­nen Sie die Mails aus dem Pa­pier­korb wie­der­her­stel­len.
•    Ord­ner kön­nen auf diese Weise nicht wie­der­her­ge­stellt wer­den. Wenn Sie ver­se­hent­lich eine ganze Ord­ner­struk­tur ge­löscht haben und diese im Back­up vom Vor­tag noch vor­han­den ist, kann das RZ evtl. hel­fen.


Äl­te­re Back­ups
Wenn eine ge­lösch­te Mail im Back­up des Vor­tags nicht mehr ver­füg­bar ist, kann das Re­chen­zen­trum not­falls ein äl­te­res Back­up vom Band­lauf­werk zu­rück­spie­len. Wen­den Sie sich in die­sem Fall bitte an rz.​it-support@​hs-offenburg.​de. Be­rück­sich­ti­gen Sie dabei bitte, das der Auf­wand für eine sol­che Rück­ho­lung hoch ist, da zuvor die ge­sam­te Group­Wi­se-Da­ten­bank zu­rück­ge­holt wer­den muss! Rech­nen Sie mit einer Dauer von 1 bis 2 Tagen und damit, dass wir nach­fra­gen, ob es wirk­lich wich­tig ist.

Hinweis: Wenn wir ein älteres Backup vom Band wiederherstellen ersetzt dies temporär das "Backup vom Vortag". Die Vorgehensweise zum Zurückholen von Mails ist dann die selbe, das "Backup vom Vortag" steht während dieser Zeit nicht zur Verfügung.

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Wie kann man in GroupWise Vorlagen nutzen?

GroupWise-Vorlagen (auch Templates bzw. Layouts genannt) sind Dateien mit der Endung .vew, die mit dem GroupWise Client genutzt werden können, nicht mit Webmail; um GroupWise-Vorlagen zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

Standard-Verzeichnis für Vorlagen einstellen

Im GroupWise-Client: Menü: "Werkzeuge" -> "Optionen" -> "Umgebung" -> "Pfad zu den Dateien". Hier geben Sie unter "Benutzerdefinierte Layouts" den Standard-Pfad für Vorlagen an. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:
    1. Geben Sie folgenden Pfad an: f:\public\GroupWise
In diesem Verzeichnis werden vom RZ zentrale Vorlagen wie z.B. "Krankmeldung" abgelegt. Sie können hier allerdings keine eigenen Vorlagen erstellen.
    2. Geben Sie einen persönlichen Pfad ein, z.B. auf Ihrem Homeverzeichnis h:\GroupWise
In diesem Verzeichnis können Sie eigene Vorlagen erstellen. Wenn Sie die zentral vom RZ erstellten Vorlagen nutzen wollen, kopieren Sie die Dateien mit der Endung .vew aus dem oben genannten zentralen Verzeichnis in Ihr persönliches Verzeichnis.

Aufrufen von Vorlagen

Die Vorlagen in dem oben konfigurierten Verzeichnis erscheinen, wenn Sie im GroupWise-Client auf den kleinen schwarzen Pfeil rechts neben dem "Neue Mail"-Button klicken

Vorlagen können im GroupWise-Client auch über das Menü Datei -> Layout öffen aufgerufen werden. Hier können Sie auch Dateien aus anderen Verzeichnissen als dem oben konfiguriertem Standard-Verzeichnis auswählen.
Ausserdem können die .vew-Dateien unter Windows bei installiertem GroupWise Client direkt aus dem Explorer/Arbeitsplatz per Doppelklick aufgerufen werden.

Über die letzten beiden Methoden können Sie zentrale Vorlagen auch dann aufrufen, wenn Sie den Standard-Pfad für Vorlagen nicht auf das zentrale Verzeichnis gesetzt haben und die zentralen Vorlagen nicht kopiert haben.

Erstellen eigener Vorlagen

  • Beginnen Sie eine neue Mail  
  • Geben Sie alle Daten ein, die in der Vorlage gespeichert werden sollen, d.h. z.B. Empfänger, Text etc.
  • Wählen Sie im Menü: Datei -> Layout speichern
  • Wenn Sie die Vorlage im oben konfigurierten Standard-Verzeichnis speichern, steht sie über den "Neue Mail"-Button zur Verfügung. Anderenfalls können Sie sie wie oben beschrieben über das Menü oder den Explorer aufrufen.
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