E-Mail & mehr

Allgemeines

Die CIT betreibt ein zentrales Groupware -System, das neben den Standard-Funktionen für E-Mail erweiterte Funktionen u.a. zur Zusammenarbeit mit anderen Anwendern und zur Terminplanung (Kalender) bietet.

Alle Hochschulangehörigen erhalten automatisch mit ihrem Campus-Benutzerkonto auch ein Konto im Groupware-System mit E-Mail-Postfach und persönlicher E-Mail-Adresse.

Serverseitig wird die Mail- und Groupware-Funktionalität durch Novell GroupWise bereitgestellt.

Funktionen

  • E-Mail
  • Kalender
  • Adressbücher (zentral und persönlich)
  • Funktionen zur Zusammenarbeit:

    • Vertretungszugriff auf Postfächer anderer Personen mit detailierter Rechtevergabe
    • Freigabe von Ordnern, Kalendern und Adressbüchern an andere Personen
    • Terminzeitensuche in den Kalendern anderer Postfächer
    • Generische Mailkonten
    • Spezielle Kalender für Ressourcen wie Räume oder Geräte 

Zugriff

Der Client -Zugriff – d.h. der Zugriff von Ihrem Gerät - kann in verschiedener Art und Weise erfolgen:

  • GroupWise Client – volle erweiterte Funktionalität mit spezieller Software unter Windows, Linux und Mac.
  • Webmail – ohne zusätzliche Software direkt über den Internet-Browser
  • Sonstige E-Mail-Programme - über Standard-Protokolle wie IMAP, POP3
  • Synchronisation auf mobile Geräte – über das von den meisten Geräten unterstützte Protokoll ActiveSync.

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Kann ich eine schon abgesendete Mail zurückziehen?

Jain - mehr Nein als Ja!

Damit Mails im Internet versendet werden können sind Standards nötig, die alle beteiligten Systeme verstehen. Für das Zurückziehen einer einmal auf den Weg geschickten Mail gibt es keinen Standard - es ist also nicht möglich! (Vergleichbar mit einer Postkarte, die bereits in einen Briefkasten der Post eingeworfen wurde.)

Einzige Ausnahme sind Mails, die das lokale Mailsystem - in unserem Fall GroupWise - noch nicht verlassen haben. Innerhalb von GroupWise können Mails zurückgezogen werden, wenn:

1. die Mail auf dem Weg zum Empfänger das GroupWise-System nicht verlässt, und
2. der Empfänger die Mail noch nicht gelesen hat.

Dabei ist zu beachten, dass eine Mail das GroupWise-System sehr schnell verlässt. Eine Mail verlässt das GroupWise-System nicht nur wenn an einen externen Adressaten gesendet wird, sondern auch wenn:

* der lokale Empfänger eine Weiterleitung eingerichtet hat
* der lokale Empfänger seine Mails per POP3 oder IMAP abruft
* der lokale Empfänger seine Mails per Smartphone (Datasync) abruft
* die Mail an eine Mailingliste gesendet wird

Da der Absender die meisten dieser Faktoren nicht beeinflussen kann, sollte man grundsätzlich davon ausgehen, dass Mails nicht zurückholbar sind.
 

Category: Webmail, E-Mail, Groupware
Was bedeutet Groupware? Was ist der Unterschied zu einem einfachen Mailsystem?

Der Begriff Groupware bezieht sich auf Funktionen, die die Zusammenarbeit mehrerer Personen unterstützen. Dies sind u.a.:

  • Vertretungszugriff: Sie können einer anderen Person Zugriff auf Ihr Postfach gewähren, ohne dass diese Ihr Passwort wissen muss. Dadurch können Sie z.B. während Ihres Urlaubs einem Vertreter ermöglichen, wichtige Mails zu beantworten. Dabei können Sie detailiert festlegen, welche Elemente ihres Postfachs für Vertreter sichbar sind.
  • Der Vertretungszugriff kann auch genutzt werden, indem Sie gemeinsam mit anderen Personen mit einem generischen (d.h. nicht einer Person zugeordneten) Postfach arbeiten, z.B. für ein Fakultäts-Sekretariat oder eine Abteilung wie "Marketing und Kommunukation".
  • Freigabe von Ordnern, Kalendern, Adressbüchern.

    • Sie können z.B. einen Ordner definieren, in den Sie Mails schieben, die auch von anderen Personen gesehen und/oder bearbeitet werden sollen.
    • Sie können z.B. in einer Abeteilung einen gemeinsamen Kalender betreiben in den die für alle beteiligten relevanten Termine eingetragen werden.
    • Eine Person der Abteilung kann z.B. ein Adressbuch pflegen und an die anderen freigeben, in dem von der Abteilung benötigte Adressen organisiert werden.

  • Suche von freien Termin in den Kalendern mehrere Personen.
  • Freigabe eines Kalenders per WebCAL

    • So können Sie auch Personen anderer Organisationen mit anderen Mail- und Groupwaresystemen Zugang zu Ihren Terminen gewähren.
    • Alternativ kann ein Kalender (z.B. ein Veranstaltungskalender) auch öffentlich sichtbar auf einer Webseite platziert werden.

Solche Funktionen erlauben gegenüber strikt getrennten Postfächern eine wesentlich vereinfachte Zusammenarbeit. Standardmässig haben aber natürlich erstmal nur Sie Zugriff auf Ihr Postfach – die erweiterten Groupware-Funktionen müssen explizit freigegeben werden.

Category: Groupware