Strategie

Die IT-Strategie wird im Rahmen des Projekts WeMakeIT fertiggestellt und diskutiert. Der IT-Fachbeirat arbeitet dabei aktiv mit. Final wird die IT-Strategie vom Senat verabschiedet. Im Folgenden werden bereits wichtige Aspekte dargestellt, um die Idee der Campus IT dem Leser näher zu bringen.


Rolle der Campus IT zur Erreichung der Hochschulziele

Eine erfolgreiche Campus IT beeinflusst wesentlich den Erfolg und die Qualität der Geschäftsprozesse an der Hochschule. Sie unterstützt die Hochschule, um im Hochschulwettbewerb durch modernste Technologien, effiziente Prozesse und hohe Zufriedenheit bei allen Stakeholdern (Studierende, Hochschulmitarbeiter, Professoren, Dozenten, Partner, …) eine führende Position in den Bereichen Lehre, Forschung und Administration einzunehmen. Dies soll durch einen serviceorientierten Ansatz sowie die Einführung etablierter Methoden wie ITIL und Agilität erreicht werden.

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Campus IT-Vision

Die Campus IT der Hochschule Offenburg hat die Vision, dass sie als kompetenter Enabler und Innovationstreiber beim Thema Digitalisierung innerhalb und außerhalb der Hochschule wahrgenommen wird. Dies wird dadurch erreicht, dass die IT-Anforderungen an der Hochschule verstanden sind, potentielle Mehrwerte für die Organisationseinheiten durch IT-Unterstützung erkannt und optimale IT-Lösungen dafür erarbeitet werden sowie dass die Kundenzufriedenheit und Serviceleistungen stetig verbessert und vor allem ein sicherer und zuverlässiger IT-Betrieb gewährleistet wird.

Dies wird erreicht, indem ein leistungsfähiger Business Servicekatalog bereitgestellt wird. Durch die IT Services soll ein Mehrwert für die Hochschulprozesse durch Steigerung deren Leistungsfähigkeit oder Beseitigung von Einschränkungen erreicht werden, so dass die Hochschulangehörigen ihre Ziele bzw. Ergebnisse erfolgreich erreichen können.

Weitere entscheidende Kriterien sind Effizienz, Kostenoptimierung, Flexibilität u.v.m.

Aus der Vision leiten sich die Ziele ab.

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hochschulweite IT-Grundsätze

Die hochschulweiten IT-Grundsätze sind für die gesamte Hochschule gültig und müssen von allen Hochschulangehörigen eingehalten werden. Sie wurden vom Senat verabschiedet.


Grundlegende Konzepte

Servicestrategie

Die Servicestrategie stellt nach ITIL sicher, "dass die angebotenen IT-Services einen Nutzwert im Sinne der Geschäftsanforderungen darstellen, sprich: zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Die zunehmende Dynamik des Umfelds erfordert die permanente Anpassung von Geschäftsabläufen, Geschäftsmodellen sowie von Produkten und Dienstleistungen."

Die Hochschule ist erfolgreich, wenn sie ihre selbst gesetzten Ziele erreicht. Die IT-Unterstützung ist hierzu ein wichtiger Faktor. Dies ist u.a. dann der Fall, wenn die Geschäftsprozesse effizient und die Risiken kalkulierbar bzw. minimiert sind. Daher ist ein hochschulweiter prozessorientierter Lösungsansatz notwendig– das Portfolio der Geschäftsprozesse ist transparent und allen Hochschulangehörigen bekannt, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, Abteilungsgrenzen gibt es nicht.

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Geschäftsprozesse der Hochschule

Abbildung 1: Prozesslandkarte der Hochschule

An der Hochschule Offenburg können die in der Abbildung genannten Hauptgeschäftsprozesse identifiziert werden, welche sich in mehrere Untergeschäftsprozesse untergliedern können, welche wiederum in mehreren Prozessen eingesetzt werden können.

Daraus können die drei Geschäftsbereiche Lehre, Forschung und Verwaltung abgeleitet werden, innerhalb derer Geschäftsprozesse in die drei Kategorien eingeordnet werden können:

  • Führung: Prozesse für die strategische Planung
  • Mittleres Management: Prozesse für die Steuerung und Qualitätssicherung
  • Operativ: Prozesse für den sicheren Geschäftsbetrieb
Abbildung 2: Klassifizierung der Geschäftsprozesse

Die operativen Prozesse können teilweise zeitkritisch sein und sind daher innerhalb bestimmter Phasen (Anmeldung, Prüfung, Jahresabschluss der Finanzen, …) besonders zu priorisieren, so dass bei allen Hochschulangehörigen ein gemeinsames Verständnis darüber herrscht und von allen Prozessbeteiligten gemeinsam Probleme schnell beseitigt werden können.

Folgende Rollen werden für Geschäftsprozesse festgelegt. Begriffe und Inhalte sind aus den Verwaltungsvorschriften IT-Organisation des Landes sowie dem ITIL-Standard abgeleitet.

Rollen Geschäftsprozesse

Prozess Owner (Prozess-verantwortlicher)

Ist Hauptverantwortlicher für den Geschäftsprozess

  • Definiert und genehmigt die Ziele und Richtlinien für den Geschäftsprozess und gleicht diese mit der Hochschulstrategie oder mit übergeordneten Geschäftsprozessen ab. Gleichzeitig erfolgt die Definition der Prozessgrenzen und des Prozessumfangs. (Strategie)
  • Ernennt einen Prozessmanager und stellt sicher, dass er die entsprechenden Kompetenzen hat, diese Rolle auszufüllen
  • Genehmigt signifikante Veränderungs- und Verbesserungsvorschläge für den Geschäftsprozess
  • Plant und beantragt das erforderliche Budget und die notwendigen Ressourcen bzw. führt an entsprechender Stelle eine Entscheidung herbei.
  • Entscheidet über die Notwendigkeit von Änderungen am Ablauf, Zielen, Richtlinien und Ressourcen des Prozesses auf Basis der kontinuierlichen Prozessüberwachung und Prozessüberprüfung.
 

Prozessmanager

Ist verantwortlich für alle operativen Angelegenheiten in Bezug auf den Geschäftsprozess

  • Verwaltet die Prozessdefinition/-beschreibung und stellt sicher, dass sie für alle relevanten Personen verfügbar ist.
  • Sorgt dafür, dass alle Prozessbeteiligten ein Prozessbewusstsein haben und die notwendigen Kompetenzen und Informationen rechtzeitig haben.
  • Überwacht die Prozessdurchführung und –ergebnisse. Hierfür werden von ihm geeignete Prozesskennzahlen festgelegt und mit dem Prozessverantwortlichen abgestimmt. Diese werden regelmäßig an den Prozessverantwortlichen berichtet.
  • Eskalation an den Prozess Owner, wenn notwendig
  • Erkennt Optimierungspotentiale, um die Effektivität und Effizienz des Prozesses zu erhöhen. Entwickelt den Prozess weiter, so dass die Wertschöpfung gesteigert wird sowie Risiken minimiert werden.
  • Stimmt sich bei Schnittstellen zu anderen Prozessen frühzeitig mit deren Managern ab und dokumentiert die Besprechungsergebnisse.
  • Ist automatisch Projektauftraggeber für Änderungen des Prozesses (Erstellen eines Change-Tickets bzw. Einreichen eines Projektauftrags) und ist auch für das Testen der Änderungen, die Einführung, die Kommunikation sowie Schulung der Prozessbeteiligten verantwortlich.
  • Je nach Größe oder Wichtigkeit des Prozesses für die Hochschule kann die Rolle Prozessverantwortlicher und – manager auch in Personalunion erfolgen.
 

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