Organisation

Die Organisationsstruktur unterteilt sich in einen strategischen und operativen Bereich. Im strategischen Bereich werden grundsätzliche IT-Entscheidungen wie IT-Investitionen, Weiterentwicklung, Bedarfe, … diskutiert. Im operativen Bereich wird ein zuverlässiger und sicherer Betrieb gewährleistet, der auf die Bedürfnisse der Hochschule zugeschnitten ist. Während der strategische Bereich weniger zeitkritisch ist, muss im operativen Bereich in den meisten Fällen schnell reagiert und eine Lösung gefunden werden. Deshalb wird im operativen Bereich serviceorientiert nach dem De-Facto-Standard ITIL für IT Service Management gehandelt. Ein entsprechendes Service Management System (SMS) wird aufgebaut und etabliert, welches auch längerfristig eine ISO 20000 Zertifizierung ermöglicht.

Auszüge aus der Campus IT Satzung

CIO

CIO

gemäß Satzung §4:

  1. Der/die CIO ist der Beauftragte der Hochschule Offenburg für Informationstechnologie und untersteht unmittelbar dem Rektorat.
  2. Der/die CIO ist Leiter(in) der Campus IT und gesamtverantwortlich für die IT-Governance sowie die strategische Planung, Umsetzung und Optimierung der IT-Services, IT-Architektur und IT-Prozesse mit dem Ziel, Lehre, Forschung, Studium und Administration mit IT bestmöglich zu unterstützen. Der CIO hat Richtlinienkompetenz mit fachlicher Bindungswirkung für Mitarbeiter(innen) der Hochschule, die hochschulweite IT-Services sicherstellen und an den IT-Prozessen beteiligt sind.
  3. Der/die CIO berät und unterstützt die Hochschulleitung und Organisationseinheiten bei allen IT-Themen, insbesondere bei strategischen Fragestellungen sowie Projekten zur Digitalisierung der Hochschule und IT-Investitionen. Er/sie ist unterhalb des Rektorats die oberste Eskalationsstufe für alle IT-Prozesse.
  4. Nach extern vertritt er/sie in enger Abstimmung mit der Hochschulleitung die IT-Interessen der Hochschule Offenburg.
  5. Er/Sie führt seine/ihre Geschäfte in eigener Zuständigkeit, soweit sie nicht dem Leiter Service Operation übertragen sind. Er/sie ist unmittelbare(r) Vorgesetzte(r) des Leiters / der Leiterin Service Operation und des IT-Sicherheitsmanagers / der IT-Sicherheitsmanagerin.
  6. Angelegenheiten von strategischer und grundsätzlicher Bedeutung für die hochschulweiten IT-Services, den IT-Haushalt, die IT-Organisation legt der/die CIO mit einer Stellungnahme des IT-Fachbeirats dem Rektorat zur Entscheidung vor.
  7. Der Senat wählt den/die CIO auf Vorschlag des Rektorats für eine Amtszeit von vier Jahren. Wiederwahl ist zulässig. Eine vorzeitige Abberufung aus wichtigem Grund ist jederzeit durch den Senat möglich.
  8. Zum CIO kann gewählt werden, wer aufgrund seiner Kenntnisse und Erfahrungen erwarten lässt, den Aufgaben des Amtes gewachsen zu sein.
  9. Der/die CIO berichtet regelmäßig dem Rektorat und mindestens einmal im Jahr dem Senat über seine/ihre Tätigkeit.
  10. Der/die CIO übt gemäß § 17 Abs. 8 LHG für den/die Rektor(in) das Hausrecht im Bereich der Campus IT aus und ist für die Ordnung im Geschäftsbereich Campus IT verantwortlich.

IT-Fachbeirat

IT-Fachbeirat

gemäß Satzung §6:

  1. Der IT-Fachbeirat ist ein beratender Ausschuss des Senats.
  2. Der IT-Fachbeirat vertritt die Interessen und Bedürfnisse aller Organisationseinheiten bzw. Nutzerinnen und Nutzer in Bezug auf Forschung, Lehre, Studium und Organisation. Diese spiegeln sich im IT-Servicekatalog der CIT wider.
  3. Bei allen Aktivitäten des IT-Fachbeirats steht immer der Mehrwert und das Wohl für die gesamte Hochschule im Vordergrund.
  4. Der IT-Fachbeirat berät den/die CIO und gibt Empfehlungen und nimmt Stellung zu:

    1. Festsetzung und Fortschreibung des Grundbedarfs und der Grundversorgung der Organisationseinheiten im Hinblick auf zentrale IT-Dienste und IT-Ressourcen in der Hochschule;
    2. Planung und Einsatz der zentralen Haushaltsmittel im gesamten IT-Bereich, insbesondere für die Beschaffung zentraler Komponenten als auch Lizenzen;
    3. Festlegung von Betriebsregelungen, Nutzungsordnungen und Nutzungsentgelten im IT-Bereich;
    4. Bewertung des strategischen IT-Gesamtkonzeptes der Hochschule sowie des operativen IT-Betriebs;
    5. Bedarfsermittlung und Beratung bei der Festlegung der konkreten Ziele für die Weiterentwicklung aller IT-Dienste;
    6. Bewertung und Priorisierung der vorgeschlagenen, laufenden sowie abgeschlossenen IT-Projekte;
    7. Empfehlung von Maßnahmen zur Qualitätssicherung;
    8. Erstellung eines hochschulweiten IT-Haushalts am Ende des Jahres für das darauffolgende Jahr.

    Diese werden durch den/die CIO dem Rektorat bzw. Senat vorgetragen

  5. Der IT-Fachbeirat trifft sich während der Vorlesungszeiten monatlich nach Einladung durch die/den Vorsitzende(n). Vorschläge zur Tagesordnung werden rechtzeitig vorher bei den Mitgliedern abgefragt. In dringenden Fällen, in denen eine schnelle Beratung zu grundsätzlichen Fragen im Rahmen des IT-Betriebs oder von IT-Investitionen notwendig ist, kann die/der Vorsitzende außerplanmäßige Sitzungen einberufen oder ein Umlaufverfahren initiieren.
  6. Dem IT-Fachbeirat gehören stimmberechtigt an:

    • je ein(e) Vertreter(in) der Fakultäten und des IAF; die Vertreter(innen) und deren Stellvertreter(innen) werden für vier Jahre durch den jeweiligen Fakultäts- bzw. Institutsrat gewählt;
    • der/die Leiter(in) der Hochschulbibliothek,
    • der/die Leiter(in) des Z3 – Digitale Lehre und Medien
    • der/die Beauftragte für den Datenschutz der Hochschule,
    • ein(e) Vertreter(in) und deren Stellvertreter(in) der Verwaltung, der/die für vier Jahre durch das Rektorat bestellt werden;
    • ein(e) studentische(r) Vertreter(in) und deren Stellvertreter(in) der AStA.

  7. Dem IT-Fachbeirat gehören mit beratender Stimme an:

    • der/die CIO (Vorsitz)
    • der/die Leiter(in) Service Operation (stellv. Vorsitz)
    • der/ die IT-Sicherheitsmanager(in)
    • ein/eine Vertreter(in) des Personalrats

    Kleineren Organisationseinheiten (Institute und zentrale Einrichtungen) bleibt es vorbehalten sich durch den IT-Fachbeirat allgemein vertreten zu lassen.

  8. Die Wahl der Vertreter(innen) und deren Stellvertreter(innen) Bedarf der Bestätigung durch den Senat. Bei Ausscheiden oder andauernder Nichtverfügbarkeit eines Vertreters/ einer Vertreterin muss eine rasche Neubesetzung erfolgen. Die Vertreter(innen) müssen IT-affin sein und von der eigenen Organisationseinheit mit der entsprechenden Entscheidungsbefugnis ausgestattet sein.
  9. Die Vertreter(innen) sind zugleich die IT-Leitstellen für die eigenen Organisationseinheiten. IT-Leitstellen planen, koordinieren und steuern den IT-Einsatz in den eigenen Organisationseinheiten. Sie sind direkter Ansprechpartner innerhalb der Campus IT und Eskalationsstufe für die eigenen Nutzer(innen) sowie den/die CIO und Leiter(in) Service Operation. Sie vertreten die Organisationseinheit(en) in der CIT und kommunizieren alle IT-Themen in die Organisationseinheiten.

Leiter(in) Service Operation

Leiter(in) Service Operation

gemäß Satzung §5:

  1. Der/die hauptamtliche Leiter(in) Service Operation hat die operative Leitung der Campus IT inne und somit das Mandat für die Koordination und die Verantwortung eines sicheren, reibungslosen und effizienten IT-Betriebs der IT-Services und IT-Aktivitäten an der Hochschule Offenburg.
  2. Er/Sie versieht seine/ihre Aufgaben unter der Verantwortung des/der CIO.
  3. Er/sie ist für alle Organisationseinheiten und Hochschulangehörige der zentrale Ansprechpartner(in) für operative Angelegenheiten.
  4. Er/sie betreibt ein nutzergerechtes und effizientes IT-Servicemanagement. Insbesondere regelt er/sie die innere Organisation, überwacht die Betriebsordnung und sorgt für den wirtschaftlichen Einsatz der zugewiesenen personellen, finanziellen, räumlichen und sächlichen Ressourcen.
  5. Er/sie verwaltet den hochschulweiten IT-Haushalt.
  6. Er/sie entscheidet über die Zulassung zur Nutzung der IT-Services und CIT-Einrichtungen, sowie über den zeitweisen Ausschluss von der Benutzung in Abstimmung mit dem/der IT-Sicherheitsmanager(in). Eskalationsstufe ist der/die CIO.
  7. Der/die Leiter(in) Service Operation ist unmittelbare(r) Vorgesetzte(r) der stellenzugeordneten Mitarbeiter(innen) der Campus IT.
  8. Zur Sicherung des möglichst störungsfreien Betriebs und der Weiterentwicklung des IT-Gesamtsystems bei hoher Servicequalität und Wirtschaftlichkeit hat der/die Leiter(in) fachliche Bindungswirkung für alle Mitarbeiter(innen) der Hochschule, die hochschulweite IT-Services sicherstellen und an den IT-Prozessen beteiligt sind, und trifft die notwendigen operativen Entscheidungen. In Streitfällen entscheidet der/die CIO bzw. das Rektorat.

IT-Sicherheitsmanager(-in)

IT-Sicherheitsmanager(-in)

gemäß §7:

  1. Der/die hauptamtliche IT-Sicherheitsmanager(in) ist für die IT-Sicherheit an der Hochschule Offenburg verantwortlich. Die IT-Sicherheit ist in der hochschulweiten Sicherheitsstrategie eingebunden, welche zusätzlich die Sicherheitsaspekte wie Umgang mit Schriftstücken und Telefonaten, Zutrittskontrollen u.v.m. umfasst.
  2. Er/sie nimmt die Rolle des/der Informationssicherheitsbeauftragten wahr.
  3. Er/sie versieht seine/ihre Aufgaben unter der Verantwortung des/der CIO. Ungeachtet dessen, obliegt dem Sicher…ein direktes Vorspracherecht bei der Hochschulleitung.
  4. Zu den Aufgaben des/der IT-Sicherheitsmanagers/-in gehören insbesondere:

    1. Entwicklung und Umsetzung eines hochschulweiten IT-Sicherheitskonzepts nach dem BSI IT-Grundschutz (Richtlinien und Standards zur IT-Sicherheit);
    2. Entwicklung und Betrieb des ISMS (Information Security Management System) der Hochschule Offenburg;
    3. kontinuierliche Überwachung der Einhaltung der IT-Sicherheitsrichtlinien und Dokumentation z.B. Notfallhandbuch;
    4. Beratung in IT-Sicherheitsfragen;
    5. Konzeption, Organisation und Durchführung von Audits und Sicherheitsüberprüfungen;
    6. Bewertung von Meldungen über Schadensereignisse, Störungen und Schwachstellen im IT-Betrieb;
    7. Leitung von Untersuchungen auftretender IT-sicherheitsrelevanter Ereignisse;
    8. Sensibilisierung und Schulung aller Hochschulangehörigen;
    9. Kommunikation und Mitarbeit mit den relevanten, landes- und bundesweiten Gremien und Arbeitskreisen für IT-Sicherheit.

  5. Er/sie entscheidet über den zeitweisen Ausschluss von Nutzern bei IT-Sicherheitsvorfällen zusammen mit dem/der Leiter(in) Service Operation. Eskalationsstufe ist der/die CIO.

IT-Leitstellen

IT-Leitstellen

gemäß §6:

  1. Die Vertreter(innen) des IT-Fachbeirats sind zugleich die IT-Leitstellen für die eigenen Organisationseinheiten. IT-Leitstellen planen, koordinieren und steuern den IT-Einsatz in den eigenen Organisationseinheiten. Sie sind direkter Ansprechpartner innerhalb der Campus IT und Eskalationsstufe für die eigenen Nutzer(innen) sowie den/die CIO und Leiter(in) Service Operation. Sie vertreten die Organisationseinheit(en) in der CIT und kommunizieren alle IT-Themen in die Organisationseinheiten.

    • Jeder Fachbereich hat eine IT-Leitstelle. Kleinere Fachbereiche können sich IT-Leitstellen größerer Fachbereiche anschließen, wenn inhaltlich sinnvoll. Die Zahl der IT-Leitstellen sollte möglichst klein gehalten werden.
    • Im Normalfall sollte die IT-Leitstelle durch eine IT-affine Person besetzt sein, die die IT-Bedürfnisse des eigenen Fachbereichs kennen, Entscheidungen fällen bzw. zeitnah herbeiführen sollte.
    • IT-Leitstellen planen, koordinieren und steuern den Einsatz von IT im eigenen Fachbereich und arbeiten dort mit den entsprechenden Gremien zusammen. Dazu gehören insbesondere:

      • Priorisierung der IT-Vorhaben und IT-Aktivitäten des Fachbereichs
      • Koordination des Mitteleinsatzes des IT-Budgets des Fachbereichs
      • Fortlaufende Dokumentation des Standes der IT-Vorhaben und IT-Aktivitäten des Fachbereichs, insbesondere Sammlung und Konsolidierung der IT-Bedarfe im Fachbereich
      • Information an die IT-Koordinationsstelle über die IT-Vorhaben und aktuelle Probleme

      Der Inhaber der IT-Leitstelle ist der offizielle Vertreter des Fachbereichs im IT-Fachbeirat.

Expertengruppen

Expertengruppen

gemäß Satzung §6:

  1. Der IT-Fachbeirat kann für bestimmte Aufgaben Arbeits-/Expertengruppen bilden und temporär Berater(innen) und Sachverständige heranziehen. Mitglieder der Expertengruppen wie für CAD oder MATLAB sind automatisch alle Lehrenden, Forschenden und sonstigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, welche in diesen Bereichen tätig sind. Der IT-Fachbeirat bestimmt einen Leiter für jede Gruppe, der die Treffen organisiert und Ergebnisse wie Lizenzkaufempfehlungen sowie Protokolle an den IT-Fachbeirat kommuniziert.